Generalforsamling 2013

Du er her::Hjem/Kalundborg Lokalarkiv/Organisation/Generalforsamling 2013

Kalundborg Lokalarkiv har afholdt generalforsamling
tirsdag den 5. marts 2013 kl. 19.00
på Dan Hostel, Kalundborg Vandrehjem

Der var mødt 35 stemmeberettigede op til generalforsamlingen, som blev afholdt med dagsorden iflg. vedtægterne.
Da Bent Christiansen af personlige årsager havde trukket sig fra bestyrelsesarbejdet, var det Maja Hansen der bød velkommen og fremlage følgende beretning:

Velkommen til generalforsamling i Kalundborg Lokalarkiv. En særlig velkomst skal lyde til vores nye medlemmer fra Årby som nu er en del af vores forening. Vi har jo tidligere haft et rigtigt godt samarbejde mellem de 2 lokalarkiver men sidste år blev det besluttet at Årby indgik i Kalundborg som 1 forening.

Det er lidt mærkeligt at skulle aflægge beretning, det plejer Bent jo at gøre, men da Bent efter bestyrelsesmøde sidst i januar meddelte at han af personlige årsager trak sig som formand, ja så ved jeg godt at det er næstformanden der tager over, så derfor står jeg her.

Vi /jeg kunne godt have tænkt os at han havde ventet til generalforsamlingen, men vi har også stor forståelse for at det er vanskeligt efter så mange år at stoppe.

Vi har meget at takke Bent for, han har gjort en stor indsats for arkivet. De nye lokaler og anskaffelse og installation af udstyr som gør at arkivet er i stand til at servicere lokalområdet med historiske data.

Et mål i bestyrelsen har været at vi skulle have registreret og arkiveret materialerne, hvilket er et meget stort arbejde, heldigvis får vi stadig materiale ind, men nu kan vi løbende få det registreret samtidig med at der bliver taget fat på de arkivalier vi har på fjernlager som ikke er lagt ind i Arkibas. Målet er jo at alle skal kunne gå ind og finde de arkivalier vi har.

Jeg synes vi er nået en god del og det skyldes at vi har en stor og dygtig stab af frivillige som gør en flot og dygtig indsats, det kan jeg ikke rose nok for ( jeg er ikke selv en del af denne gruppe, så derfor kan jeg rose)

I samarbejde med Paraplyen (sammenslutning af lokalarkiver i Kalundborg kommune) så etableres der kurser i Arkibas, EDB system, og i regler og administration for lokalarkiver. Det er godt at det nu er blevet sat i system og vi har jævnligt udbud, idet det er vigtigt at alle de frivillige er godt klædt på til opgaverne i arkivet.

Et andet mål vi har i bestyrelsen er synliggørelse af arkivet og her deltog vi i Kalundborgmessen sammen med øvrige foreninger. Jeg synes vi må sige at det var en stor succes, vi havde mange forbi vores stand og et stort antal der deltog i vores lille konkurrence. Vi har allerede besluttet at vi vil med på den næste messe.

En af de måder vi synliggør os på er at sende billeder og historier til Kalundborg Nyt, og som noget nyt har vi lavet en ”billig udgave” af disse.

Vi arbejder p.t. med at oprette en bogfond for at udgive bøger i et med et mere professionelt præg.

Da jeg jo som sagt ikke er en af dem der har min daglige/ugentlige gang på arkivet, så er der personer i bestyrelsen der er langt bedre klædt på til at fortælle om disse aktiviteter (kort fortalt områder i sidste af arkiv nyt.

Bestyrelsen og de frivillige er enige om at vi nu synes vi har overskud til at fremme vores mål om synliggørelse og vi håber derfor i løbet at det næste år at kunne lave udstillinger i vores lokaler, og vi arbejder stadig på at kunne bruge hele huset, det er der meget brug for når der er så mange frivillige i gang. Så vi vil sørge for at kommunen stadig bliver gjort opmærksom på vores behov.

Jeg vil slutte min beretning og rette en stor tak til Bent for den store indsats i de mange år. Bent har været en markant formand der i mange år har markeret arkivet på flotteste vis.

Tak til bestyrelsen for et godt samarbejde og en stor indsats.

Tak til de mange frivillige fordi I vil bruge tid i arkivet uden jeres indsats kunne vi ikke drive et lokalarkiv.

Tak til jer medlemmer i arkivet fordi I ved jeres medlemskab bakker op om arkivet, men vi vil gerne have endnu flere medlemmer, da det styrker en forening at have et stort antal medlemmer så hjælp os gerne med det enkelte medlemskab kr. 110,- Par medlemskab kr. 165,-. Det er da overkommeligt!

Jeg vil nu overgive min beretning til generalforsamlingen men vil anmode om at vi får et kort indlæg fra bestyrelsesmedlemmer der vil omtale nogle af de konkrete aktiviteter som kort er omtalt i bladet, og det var så det jeg havde valgt at sige.

/ Maja Hansen

Bodil Olesen fortalte derefter kort om registreringsarbejdet, og arbejdet i Årbyområdet, bl.a. den hyggelige juletradition sammen med sognepræsten fra Årby, hvor hun opfordrede også dem “inde fra byen” om at deltage.
Erik Nielsen fortalte om affotografering af dødsannoncer og om Niels A. Jensens arbejde med de mange billedartikler der komme i uegavisen,
og Ulla Hærslev fortalte bl.a. om scanning og registrering af den mange “nyfundne” grundskitser af skibe af Stoltenberg.

Under indkomne forslag, havde den siddende bestyrelse varslet ændringer i vedtægterne, bl.a. udvidelse af bestyrelsen.

Vedtægtsændringerne blev vedtaget med et stort flertal, hvilket betyder, at bestyrelsen nu består af en formand, valgt af generalforsamlingen for 2 år i ulige år, kasserer valgt af generalforsamlingen for 2 år i lige år, 5 bestyrelsesmedlemmer, hvor af 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år og 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige å, tillige med en repræsentant valgt af Kalundborg Kommune og 1 bestyrelsessuppleant der er valgt af generalforsamlingen for 1 år ad gangen.
Derefter 2 revisorer valgt af generalforsamlingen for 2 år, forskudt med 1 revisor i ulige år og 1 revisor i lige år. – og 1 revisorsuppleant for 1 år.

Bestyrelsen for 2013 ser herefter ud som følgende efter et enstemmigt valg på alle poster:

Formand: Ulla Hærslev
Kasserer: Bodil Olesen
Bestyrelsesmedlem: Maja Hansen (var ikke på valg før 2014)
Bestyrelsesmedlem: Mogens Hansen (Valgt for 1 år, da han afløse Ulla Hæslev, der var på valg i 2014)
Bestyrelsesmedlem: Erik Nielsen (Valgt for 2 år)
Bestyrelsesmedlem: Lone Thers Jensen (Valgt for 2 år)
Bestyrelsesmedlem: Niels A. Jensen (Valgt for 2 år)
Repræsentant for Kalundborg kommune: Marianne Madsen
Bestyrelsessuppleant: Henning Hansen (Valgt for 1 år)

Revisorer blev: Finn Lendal, som blev valgt for 2 år og Hermann Hansen for 1 år.
Revisorsuppleant blev: Jørn Almdal (valgt for 1 år)

Bestyrelsen konstituerer sig ved førstkommende bestyrelsesmøde, med posterne som næstformand og sekretær

Efter generalforsamlingen genfortalte Rud Larsen meget levende, gamle historier fra en af Kalundborgs gamle købmandsgårde med bl.a. familien Hoffmann.