Generalforsamling 2014

Du er her::Hjem/Kalundborg Lokalarkiv/Organisation/Generalforsamling 2014

Generalforsamling onsdag den 12. marts 2014
Medborgerhuset Bredgade 32

Referat

Til stede:      29 stemmeberettigede medlemmer
Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv
1.  
Valg af dirigent og stemmetællere
2.   Formandens beretning
3.   Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse
4.   Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
5.   Indkomne forslag:
SLA ønsker en tilføjelse i vedtægterne for endelig godkendelse i 2014
6.   Valg af formand. Formanden vælges ulige år.
7.   Valg af Kasserer
På valg er Bodil Olesen – Bodil Olesen ønsker gerne genvalg
8.   Valg af medlemmer til bestyrelsen
På valg er Mogens Hansen og Henning Hansen. Begge ønsker gerne genvalg.
9.   Valg af 1 suppleant til bestyrelsen. Bestyrelsen foreslår Marianne Olsen
10. Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
På valg er Finn Lendal som revisor og Jørn Almdal som revisor suppleant. Finn Lendal of Jørn Almdal ønsker gerne genvalg.1
11.  Eventuelt

1.   Valg af dirigent og stemmetæller

Ulla Hærslev bød velkommen og Peter Hermann blev foreslået som dirigent, og blev valgt.
Peter Herman kunne konstatere at:
Der er indkaldt til generalforsamlingen iht. foreningens vedtægter, og tillige ved en avisannonce som ikke er et krav.
Dagsorden er iht. vedtægterne.
Som stemmetæller blev følgende valgt: Hans Jørgen Høgholm og Marianne Olsen

2.   Formandens beretning

En rigtig stor tak til den siddende bestyrelse for den opbakning og støtte de har ydet, både i bestyrelsen og i det daglige arbejde. Alle har været parate til at påtage sig et ansvar, der har gjort det nemmere for mig, at være formand.

Tillige en rigtig stor tak til alle de frivillige der uge efter uge stiller på “arbejde” og gør en rigtig stor indsats, de gør en forskel, og uden de frivillige havde arkivet ikke været det, det er i dag.

Det har derfor også været en glæde for mig som formand, at vi har kunnet mødes til hyggeligt samvær, til vores årlige grillaften, turen til Røsnæs og ligeledes vores årlige jule komsammen.

… også en stor tak til alle vore medlemmer og Kalundborg Kommune, for deres støtte, hvilket er medvirkende til, at gøre det muligt for os at drive arkivet – “næsten” efter gældende forskrifter.

Ved generalforsamlingen i 2013, blev vores vedtægter ændret fra, at generalforsamlingen valgte en bestyrelse på 5 medlemmer, til at generalforsamlingen vælger formand og kasserer, tillige med 5 bestyrelsesmedlemmer. Reelt blev vores bestyrelse udvidet med 2 personer. Det har i det daglige fungeret rigtig fint alle har taget ansvar og været parate når og der hvor der var brug for det.

Vi har haft 8 bestyrelsesmøder i løbet af 2013 tillige med 5 medarbejdermøder, hvor bestyrelsen informere om hvad der sker i bestyrelsen og om evt. nye tiltag. De frivillige medarbejdere, ca. 15, har også på disse møder mulighed for, at fortælle om, hvilke projekter de er i gang med og tillige komme med nye ideer til bestyrelsen.

Vi har oprettet en bogfond og tilført en startkapital, så vi i 2014 er i stand til at udgive “Billeder fra Kalundborg nr. 2” Formålet med bogfonden er, at salget fra bøger solgt på arkivet går til fonden, og at vi ved hjælp af “fondsmidlerne” løbende skal kunne udgive bøger for egne midler.
Tillige har vi investeret i ny reoler til forkontoret, så vi på en mere overskuelig måde kan præsentere de forskellige bøger vi har til salg på Arkivet, hvilket allerede har været medvirkende til et øget salg af vores bøger.

Vi har i 2013 investeret i en ny opsætning af hjemmesiden, og til det har vi fået professionel hjælp fra Glad Creative, så vi nu har en funktionel og præsentabel hjemmeside.
Alle frivillige medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer er blevet tilbudt Arkivkurser og Arkibaskurser (registreringskurser). Vi har været så heldige, at Raklev Lokalarkiv i samarbejde med Paraplyen har stået for og lagt lokaler til Arkiv kurserne og Hvidebæk har lagt lokaler til og stået for Arkibaskurserne. Det er rigtig godt, at have kurserne i nærområdet, så man ikke skal ud og køre 2 -3 timer både før og efter et kursus, hvilket også har været medvirkende til, at de fleste “frivillige” på Kalundborg lokalarkiv har taget en rigtig god og nyttig arkivuddannelse.

Det har været et rigtig travlt år for båder frivillige og bestyrelse, for foruden de mange kurser, har vi har haft 455 gæster i vores åbningstid i løbet at 2013, for de flestes vedkommende med forespørgsler i relation til slægtsforskning, men også for at gøre brug af de arkivalier/ registreringer vi har om foreningen, firmaer tillige med spørgsmål ang. evt. kopier af vores mange glasplader. Vi har desuden behandlet og besvaret 67 forespørgsler der er kommet på mail, mange af dem med henvisning til “Miniarkibas”, der er vores søgemaskine på hjemmesiden. Vi har desværre ikke haft tæller på hjemmesiden, så vi kan se hvor mange besøgende der har været.

Vi har i løbet af 2013 deltaget i Kalundborgmessen den 26 – 27. oktober, og har haft “Åbent hus” i forbindelse med “Arkivernes Dag” lørdag den 9. november. Vi havde en lille reception i forbindelse med udgivelse af vores egen bog “Billeder fra Kalundborg” nr. 1, og den 11. december var vi værter ved julearrangement i Årby Sognegård sammen med sognepræst Helga Tidemann Jensen.
De forskellige arrangementer har været nogle positive oplevelser, og jeg har den opfattelse, at især messen og bogsalget “hjemme i Arkivet”, har været medvirkende til, at vi er blevet mere kendte og flere og flere finder vej til vores Arkiv både som brugere, men ikke mindst som nye medlemmer.

Det er vores mål for fremtiden, at kunne udgive flere bøger, nr. 2 er allerede i støbeskeen og vil udkomme til september, tillige at arrangere foredrag og små udstillinger, for at fremme kendskabet til Kalundborg Lokalarkiv.

Selv om vi har vores Arkiv i hyggelige og centralt beliggende lokaler, er et af vores store ønsker for fremtiden mere funktionelle lokaler, hvor vi i “eget hus” kan afholde mindre foredrag og løbende arrangere mindre udstillinger med nogle af vores mange samlinger.

/ Ulla

Kommentarer til formandens beretning:

Den nye hjemmeside blev rost. Spørgsmål: Hvem vedligeholder den?

Svar: Arkivet vedligeholder den selv, med hjælp efter behov fra leverandøren Glad, hvor der er aftalt en pris for support.
Spørgsmål: Ikke alle søgemaskiner kan åbne hjemmesiden. Safari kan ikke åbne den Kan Glad hjælpe med det?
Svar: Glad kan ikke hjælpe med det, det er brugeren der skal vælge egnet browser. Bestyrelsen vil se på hvordan det kan informeres ud.

De oplyste åbningstider vil for nogle give nogle begrænsninger for besøg, er der mulighed for andre åbningstider?

Svar: De officielle åbningstider er hver torsdag og 1. lørdag i måneden. Arkivet har medarbejderaktivitet om tirsdagen, og alle er velkommen til at tage kontakt om et besøg hvis der er et behov.

Formandens beretning blev herefter godkendt.

3.   Kassereren fremlægger revideret regnskab til godkendelse

Bodil Olesen gennemgik regnskabet. Regnskabet vedlagt i referatet som bilag 2

Spørgemål: Koster det noget at deltage i Kalundborg Messen?
Svar: Den stand vi har fået tildelt er gratis, men der er omkostninger som vi skal betale hvis vi ønsker den tildelte stand. Bl.a. en annonceomtale, strømtilslutning og lignende.

Regnskabet var korrekt underskrevet af revisionen
Regnskabet blev herefter godkendt

4.   Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent 

Bodil Olesen gennemgik budgetforslaget for 2014. Det blev oplyst at kontingent for 2014 er uændret.
Budgettet blev godkendt

5.   Indkomne forslag

SLA ønsker en tilføjelse i vedtægterne for endelig godkendelse i 2014.
I vedtægternes §7 sidste linje tilføjes: og udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets Daglige drift.
Ændringen blev enstemmigt godkendt.
Den godkendte ændring sendes til Kalundborg Kommune iht. §11

6.   Valg af formand
Ingen aktion, formand vælges på ulige år

7.   Valg af kasserer
Bodil Olesen blev genvalgt

8.   Valg af medlemmer til bestyrelsen
Mogens Hansen og Henning Hansen blev genvalgt

9.   Valg af en suppleant til bestyrelsen
Marianne Olsen blev valgt

10. Valg af revisor og revisorsuppleant
Finn Lendal og Jørn Almdal blev begge genvalgt

11. Eventuelt
Ingen spørgsmål.

Der blev takket for god ro og orden.
Generalforsamlingen sluttede af med Kaffe og kage og et foredrag ved Palle Bruun Olsen ud fra billeder fra Kalundborg af Henry Frederiksen.

Mogens Hansen                                                                       Peter Hermann
Ref.                                                                                            Dirigent