Generalforsamling 2017

Du er her::Hjem/Kalundborg Lokalarkiv/Organisation/Generalforsamling 2017

Generalforsamling onsdag den 8. marts 2017
Medborgerhuset Bredgade 32

Til stede:      25   stemmeberettigede medlemmer

Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv 

  1. Valg af dirigent og stemmetællere
  2. Formandens beretning
  3. Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse
  4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
  5. Indkomne forslag:
  6. Valg af formand. Formanden er valg på ulige år. Ulla Hærslev modtager genvalg.
  7. Valg af Kasserer. Kasserer vælges på lige år.
  8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
    På valg er Niels A. Jensen, Mogens Hansen og Erik Neergaard Nielsen.
    Niels A. Jensen og Mogens Hansen modtager genvalg.
    Erik Neergaard Nielsen ønsker at træde ud af bestyrelsen. Bestyrelsen foreslår Jens-Jakob Gross
  1. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen.
    Såfremt Jens-Jakob Groos vælges til bestyrelsen, stiller Erik Neergaard Nielsen sig til rådighed som suppleant.
  2. Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
    På valg er Hermann Hansen som revisor og Helge Krøyer som revisor suppleant.
  1. Eventuelt

1. Valg af dirigent og stemmetællere

Ulla Hærslev bød velkommen og Peter Hermann blev foreslået som dirigent, og blev valgt.

Peter Herman kunne konstatere at:
Der er indkaldt til generalforsamlingen iht. foreningens vedtægter, og tillige ved en avisannonce som ikke er et krav.
Dagsorden er iht. vedtægterne. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig.

Som stemmetæller blev følgende valgt: Hermann Hansen og Allan Olsen

2. Formandens beretning

Ulla Hærslev fremlagde formandens beretning:

Kære bestyrelse, kære frivillige medarbejdere
Man plejer at sige: med fare for at gentage sig selv ……
men jeg at glad og stolt over, at jeg igen i år kan gentage mig selv, ved at sige tak til alle for opbakning og støtte og ikke mindst, det store arbejde alle har bidraget med på Arkivet i 2016 – igen i år kan alle kan være stolte af den indsats de har ydet –

… også en stor tak til vore medlemmer og Kalundborg Kommune, for deres støtte og opbakning i løbet af 2016 – tillige tak til Paraplyen – de andre arkiver i Kalundborg Kommune for godt samarbejde.

Vi har i 2016, haft 7 bestyrelsesmøder, tillige med 4 medarbejdermøder for de frivillige medarbejdere.

Ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen 2016, konstituerede bestyrelsen sig som følgende:

Formand:       Ulla Hærslev (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)
Kasserer:        Bodil Olesen (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)

Den øvrige bestyrelse har konstitueret sig som følgende:

Formand:       Ulla Hærslev (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)
Kasserer:       Bodil Olesen (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)

Den øvrige bestyrelse har konstitueret sig som følgende:

Næstformand:                                           Niels A. Jensen
Sekretær:                                                  Mogens Hansen
Bestyrelsesmedlem:                                  Erik Neergaard Nielsen
Bestyrelsesmedlem:                                  Marianne Olsen
Bestyrelsesmedlem:                                  Henning Hansen
Repr. Kalundborg Byråd:                           Marianne Madsen
Suppleant til bestyrelsen:                          Jens-Jakob Groos

Revisorer er:                                              Herman Hansen og Jørn Almdal
Revisorsuppleant:                                     Helge Krøyer
Følgende ansvarsområder er tillige udnævnt af bestyrelsen:

Arkivleder:                                                                       Ulla Hærslev
2 medlemmer til Paraplyens Styrelse:                             Marianne Madsen og Ulla Hærslev

Ansvarlig for fjernarkiverne:                                            Niels A. Jensen, Henning Hansen, Mogens Hansen
Ansvarlig for hjemmeside:                                               Ulla Hærslev
Ansvarlig for Arkiv nyt:                                                    Ulla Hærslev og Jens-Jakob Groos
It-kyndig                                                                          Poul Jensen

Vi er nu oppe på 16 faste frivillige medarbejdere.
der har været medvirkende til følgende statistik, som vi kan være stolte af.

De frivillige bruger mindst 1 fast arbejdsdag om ugen, men kommer ofte både 2-3 dage, hvilket sammenlagt har givet mere end 8000 arbejdstimer.

Vi har haft:
585 gæster på arkivet
21082 besøgende på hjemmesiden
800 følgere (venner) på facebook og
28.332 visninger på Arkibas5 (Arkiv.dk)

Begyndelsen af 2016 blev noget af en udfordring, de gamle avisbøger skulle hjem, hvilket krævede en større ombygning, idet gulvet skulle rettes op og der skulle bygges reoler der kunne bærer de ialt, ca. 2 tons tunge bøger.

De gamle avisbøger er kom på plads og bliver nu flittig brugt både i det daglige af “arkivfolket”, som dokumentation i forbindelse med identifikation af mange pressefotos, som arkivet har fået tildelt, og benyttes også af vore gæster, der måske har brug for en 90 års fødselsdag i 1920, en 50-år gammel dødsannonce, eller måske en nekrolog over en oldefar tilbage fra begyndelsen af 1900-tallet – eller journalisten der lige skal finde ud af hvad det egentlig var de havde skrevet, om en bestemt begivenhed for 25 år siden.

1.salen er næsten blevet færdigindrettet med 4 ekstra arbejdspladser, med en pc på hver plads – Vi mangler nu kun en ordentlig loftbelysning på 1. salen, lidt oprydning, foruden at få sat nogle af de mange fine billeder vi har, op på væggene på 1. salen og i opgangen – for at kunne fremvise et rigtig præsentabelt arkiv.

Vi har nu 8 faste arbejdspladser i alt, som hver tirsdag og torsdag er fuldt optaget af travle medarbejdere.

Mange arbejdspladser, der arbejder samtidig kræver også strøm, så det var lidt af en udfordring, ustandselig at skulle skifte sikringer, og det har derfor været nødvendigt, at få indsat en ekstra fase.

Vi har fået “Biblioteket” indrettet og er godt på vej til at have omregistreret alle bøgerne til arkibas5 og sat dem i system.
I biblioteket sidder der også fast 1-2 personer og arbejder, eksempelvis med avisbøgerne, de alm. bøger, billedmateriale eller andre arkivalier fra arkivets samling..

Aktiviteterne i 2016 har været mange.

Vores første aktivitet ude af huset var, at deltage i Amatørudstillingen på Lyngen i januar måned.
Mogens havde samlet og lavet en lille udstilling af mange af Stoltenbergs grundskitser over huse på Lyngen, bl.a. med håbet om, at der var nogen der ejede de færdige billeder, som vi evt. kunne få en kopi af.

Arkivet har igen  kunnet udgive en ny bog i serien af billedbøger, “Billeder fra Kalundborg 4”, og det takket været Niels Jensen, der har fundet billeder og tekster frem og sat det sammen til de små historier fra tiden “der var engang” fra det gamle Kalundborg.
Bogen udkom den 22. oktober med en lille reception.

Ud over, at finde materiale til bøgerne sørger Niels også for, at der bliver leveret billeder og historier til “Det gamle Arkiv” i Kalundborg Nyt.

Bøgerne er blevet populære, hvilket bevirker at vores salg af bøger både fra “Arkivbutikken” og hos Almuebøger, løber rigtig fint rundt.
Dette er medvirkende til, at så længe der er materiale skulle vi kunne udgive en ny bog 1 gang om året.

Men endnu en bog har set dagens lys, “Arkivernes Jul”.
Bogen, der er ment som en årbog er lavet i samarbejde med de 7 andre arkiver i Kalundborg Kommune, på opfordring af Jakob Groos.
Bogens indhold er bl.a. gamle og nye historie der bliver leveret fra alle arkiver i kommunen.
Ud over Jakob, har Mogens og Ulla, i samarbejde med medarbejdere fra andre arkiver deltaget i planlægning, redigering og opsætningen af bogen – der udkom på Kalundborg Messen i oktober måned.

Der har været et pænt salg også af denne bog, og det er et ønske og en målsætning at sælge så mange bøger, at det indtjente kan række til “Arkivernes Jul 2”, og tillige et ønske om, at fremme samarbejdet arkiverne imellem. – så et rigtig flot initiativ af Jakob.

Kalundborg lokalarkiv deltog også i år i Kalundborg Messen, den sidste weekend i oktober, hvor vi bl.a. havde salg af den nye bog Billeder fra Kalundborg – 4.
Der var mange besøgende på vores stand, hvilket gav en god stemning og mange hyggelige dialoger med vores besøgende.

For at gøre modtagelse af betaling for bøger, både i huset og eksempelvis, når vi deltager på messen eller en udstilling, har vi oprettet “mobil pay”, hvor vi ellers kun,  har kunnet tage mod kontant betaling.

For yderligere at “vise flaget” ud ad til, og som supplement til vores hjemmeside, er vi også nu også kommet på facebook, det har som man kan se ud fra statistikken givet en pæn opmærksomhed omkring arkivets billedmateriale og på sigt håber vi da selvfølgelig også at det giver flere medlemmer – så tak til Helge for det store arbejde han udfører med at finde gamle interessante billeder “til glæde for “gamle” Kalundborg borgere.

Vi har holder stadig fast i vores “Aftenåben”, den sidste mandag i måneden i januar, februar, september og november, som har udviklet sig til at blive nogle rigtig hyggelige aftner med en rigtig god dialog, også gæsterne imellem

I januar havde vi et spændende foredrag om “Møllerne på Møllebakken”, fortalt af Palle Bruun Olsen.
I februar havde vi temaaften og vist bl.a. nogle af de gamle film.
I september kom lærer Hans Hansen fra Tømmerup og fortalte specielt om den sidste henrettelse på Tømmerup Banke.
og i november havde vi besøg af Leif Sestoft, der fortalte om tiden under besættelsen i Kalundborg.

Da motion jo skulle være så sundt, havde vi også i 2016 tilmeldt og til Vandrefestivalen.
Vi havde denne gang lavet en tur, der gik fra arkivet, gennem kirkegården , hvor man kan se gravstedet for de engelske flyvere og mindestenen for søfolk der omkom under 1. og 2. verdenskrig. derefter gig turen over Møllebakke, Havebyen, Sct. Jørgensbjerg, Schipkapasset, til Elmegade, Jernbanevej og retur til arkivet. det var en rute med rigtig meget historie fra det gamle Kalundborg. Turen forgik den 29. august, og blev noget af en succes, idet der mødte 75 personer op.

Inden da havde vi den 24. august, i samarbejde med menighedsrådet i Årby lavet en “nostalgisk vandretur” gennem det gamle Årby, hvor 25 gamle Årby borgere mødte op, flere med nogle gode “røverhistorier”. Turen sluttede, inden kaffe i Årby sognegård, med en tur i kirken, hvor Helga Tidemann fortalte om kirkens historie – en rigtig spændende tur.

Den 3. september, havde vi ud over de faste arrangementer besøg af “familien Frederiksen”, til et familiearrangement, hvor der deltog 25 personer. Familien ønskede at se film fra det gamle Kalundborg, og at høre om Kalundborg Fællesbageri.
Mogens havde i forvejen haft et pænt stort arbejde med at samlet materialet til dagen.
Det blev et fint arrangement der kunne gentages med andre emner.

Årets sidste arrangementer var som de foregående år, vores julehyggeaften med Helga Tidemann Jensen og Edith Køhl Hansen i Årby, hvor vi sang julens sange, og hvor Helga Tidemann igen kunne fortælle spændende historier.

… og vores udvidede 1. lørdag i måneden-åbningsdag, med gløgg og æbleskiver.

Men som afslutning – igen tak til alle jer der bruger jeres fritid på arkivarbejdet til gavn og glæde for mange både ældre og yngre – jeg er glad for at være en del af dette team og ser frem til endnu et travlt år i 2017.

/ Ulla

Beretningen blev godkendt uden kommentarer.

3. Kasserer fremlægger revideret regnskab til godkendelse

Bodil Olesen gennemgik regnskabet. Regnskabet vedlagt referatet som bilag 2

  • Der var spørgsmål om årsag til underskuddet på årets regnskab og hvordan afvigelsen lå i forhold til regnskabet for 2015.
    • Hovedårsagen er bl.a. reduceret tilskud fra Paraplyen, ekstraordinære udgifter til driften.
  • Generalforsamlingen anbefalede at der i regnskabets venstre side blev oplyst regnskabet for året før, til sammenligning.
    • Forslaget blev taget til efterretning og behandles i bestyrelsen.

Regnskabet blev herefter godkendt

Bodil Olesen gennemgik tillige regnskabet for arkivets bogfond.
Bogfonden blev etableret med et indskud på 25000 kr. fra arkivets drift.

  • Ud fra det gode bogregnskab, anbefaler generalforsamlingen at bestyrelsen vurderer muligheden for at tilbageføre det ”lånte” startindskud til arkivet drift.
    • Anbefaling taget til efterretning, og behandles i bestyrelsen.

Bogregnskabet blev herefter godkendt

4. Fremlæggelse af budgetforeslag, herunder fastsættelse af kontingent

Bodil Olesen gennemgik budgetforslaget for 2017.

I budgetoplægget var der ikke angivet noget tilskudsbeløb fra Paraplyen, fordi arkivet først efter den 1. april får besked om det ansøgte tilskud er godkendt i Paraplyens ledelse. Der er ansøgt et beløb der dækker de faktiske nødvendige nyinvesteringer, samt tilskud til driften. Formanden redegjorde for generalforsamling hvordan der bliver ansøgt om tilskud fra Paraplyen og hvordan tildelingen af de ansøgte midler behandles og fordeles.

  • Det er generalforsamlingen opfattelse at denne fordelingsmetode er utilfredsstillende, og hvis det ansøgte beløb som angivet, ikke bevilges, vil arkivet atter få et år med underskud. Generalforsamlingen anbefaler at bestyrelsen aktivt søger at få Paraplyens fordelingsmodel gjort mere enkel og gennemskuelig.
    • Afventer årsmødet 30/3-2017 i Paraplyen.
  • Der fremkom tillige et spørgsmål om arkivet kunne søge fonde til driften
    • Kan være vanskelig i forhold til, at arkivet får offentligt tilskud. Emnet behandles i bestyrelsen.

Det fremlagte budget for 2017 blev godkendt

5. Indkomne foreslag
Ingen indkomne foreslag

6. Valg af formand
Ulla Hærslev blev genvalgt.

7. Valg af kasserer
Ingen aktion. Kasserer vælges på lige år.

8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
Niels A. Jensen og Mogens Hansen blev genvalgt, Jens-Jakob Gross blev nyvalgt til bestyrelsen.

9. Valg af en suppleant til bestyrelsen
Erik Neergaard Nielsen blev valgt som suppleant til bestyrelsen.

10. Valg af revisor og revisorsuppleant
Hermann Hansen som revisor og Helge Krøyer blev genvalgt som henholdsvis revisor og revisorsuppleant.

11. Eventuelt
Der blev takket for god debat på generalforsamlingen.

Generalforsamlingen sluttede af med Kaffe og kage.

Aftenen blev afsluttet med en billedserie fra det gamle Kalundborg (Rejepytten-Søbadeanstalten-Rutebilstationen), som inspiration til debat om tiltag/forbedringer som kan bidrage til at synliggøre og øge brugen af arkivet.

Forslag fra debatten er noteret og behandles i bestyrelsen.
Mogens Hansen                                                                       Peter Hermann

Ref.                                                                                              Dirigent