Generalforsamling 2018

Du er her::Hjem/Kalundborg Lokalarkiv/Organisation/Generalforsamling 2018

Generalforsamling onsdag den 7. marts 2018
i Aktivitetscenteret Munkesøen Esbern Snaresvej 55

Til stede:      22   stemmeberettigede medlemmer

Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv 

  1. Valg af dirigent og stemmetællere
  2. Formandens beretning
  3. Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse
  4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
  5. Indkomne forslag:
  6. Valg af formand. Formanden er valg på ulige år.
  7. Valg af Kasserer. Kasserer vælges på lige år.
    På valg er Bodil Olesen. Bodil Olesen ønsker ikke genvalg.
    Bestyrelsen foreslår Preben Jensen
  8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
    På valg er Marianne Olsen og Henning Hansen.
    Marianne Olsen og Henning Hansen modtager genvalg.
  9. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen.
    På valg er Erik Neergaard Nielsen.
    Erik Neergaard Nielsen ønsker ikke genvalg.
    Bestyrelsen foreslår Marianne Madsen.
  10. Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
    På valg er Jørn Almdal som revisor og Helge Krøyer som revisor suppleant.
    Begge modtager gerne genvalg.
  11. Eventuelt
  1. Valg af dirigent og stemmetæller Ulla Hærslev bød velkommen og Peter Hermann blev foreslået som dirigent, og blev valgt.Peter Herman kunne konstatere at:
    Der er indkaldt til generalforsamlingen iht. foreningens vedtægter, og tillige ved en avisannonce som ikke er et krav.
    Dagsorden er iht. vedtægterne. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig.
    Som stemmetæller blev følgende valgt: Kaj Buch Jensen og Hans Jørgen Høgholm.
  2. Formandens beretning
    Ulla Hærslev fremlagde formandens beretning:
    Kære bestyrelse, kære frivillige medarbejdereInkl. den stiftende generalforsamling, er det nu den 60’intyvende gang der bliver holdt generalforsamling i Arkivet, men det kommer der sikkert nærmere information om senere på året – men … som de foregående år vil jeg Igen – igen sige tak til jer alle for det gode samarbejde og det store arbejde der bliver ydet på Arkivet…. også en stor tak til vore medlemmer og Kalundborg Kommune, for deres støtte og opbakning i løbet af 2017 – tillige tak til de andre arkiver i Kalundborg Kommune for godt samarbejde.
    Vi har i 2017, haft 7 bestyrelsesmøder, og 5 medarbejdermøder.
    Ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen 2017, konstituerede bestyrelsen sig som følgende:
    Formand:     Ulla Hærslev (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)
    Kasserer:     Bodil Olesen (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)
    Den  øvrige bestyrelse har konstitueret sig som følgende:
    Næstformand:                                        Niels A. Jensen
    Sekretær:                                                Mogens Hansen
    Bestyrelsesmedlem:                               Jens-Jakob Gross
    Bestyrelsesmedlem:                               Marianne Olsen
    Bestyrelsesmedlem:                               Henning Hansen
    Repr. Kalundborg Byråd:                        Marianne Madsen
    Suppleant til bestyrelsen:                      Erik Neergaard Nielsen
    Revisorer er:                                           Herman Hansen og Jørn Almdal
    Revisorsuppleant:                                   Helge KrøyerFølgende ansvarsområder er tillige udnævnt af bestyrelsen:
    Arkivleder:                                              Ulla Hærslev
    Medlemmer til Paraplyens Styrelse:   Marianne Madsen og Ulla Hærslev
    Ansvarlig for fjernarkiverne:                Niels A. Jensen, Henning Hansen, Mogens Hansen
    Ansvarlig for hjemmeside:                   Ulla Hærslev
    Ansvarlig for Arkivnyt:                         Ulla Hærslev og Jens-Jakob Groos
    Ansvarlig for facebook:                        Ulla Hærslev
    Daglig administrator på facebook:      Helge Krøyer
    It-kyndig                                                 Poul JensenVi er nu oppe på 18 faste frivillige medarbejdere.
    Vi har i løbet af 2017 fået 3 nye medarbejdere, Peter Ellemann, som scanner og registrerer vores postkortsamling, Preben Jensen der i øjeblikket registrerer nogle af vores mange pressefoto –
    og ikke mindst Annette “Post” Hansen – der har tilbudt, at køre ud med de Arkivnyt, der er i rimelig cykelafstand for Annette.
    Desværre har vi også måttet sige farvel til Anne Grete Andersen, der har lavet et rigtig stort, bl.a. registreringsarbejde og været med til forberedelserne fra arkibas4 til arkibas5 for Kalundborg Lokalarkiv – En stor tak til Anne Grete.De frivillige har været medvirkende til følgende statistik, som vi kan være stolte af.
    Nogen bruger mindst 1 arbejdsdag og andre 2 faste arbejdsdage om ugen, men kommer ofte både 2-3 dage om ugen, hvilket sammenlagt har givet mere end 9.884 arbejdstimer.
    Vi har besvaret: 178 (113) mails
    og vi har haft: 626 (585) gæster i løbet af året på arkivet
    28.390 (21.082) besøgende på hjemmesiden
    1390 (800) følgere (venner) på facebook og
    52.787 (28.332) visninger på Arkibas5 (Arkiv.dk)
    Denne statistik kan kun fremkomme, når det er et engageret og flittigt hold af frivillige der samler og registrerer og lægger materiale ind på henholdsvis arkiv.dk, facebook og hjemmeside og når der er åbningstid på arkivet, serviserer vores gæster med en hyggelig og engageret hjælp.At have en engageret “stab” af frivillige, kræver dog også rimelige arbejdsforhold, dvs. at vores it-udstyr er i orden og nogenlunde tidssvarende og ikke mindst at belysningen er i orden – hvilket så i den sidste ende giver nogle pæne udgifter til vedligehold og udskiftning af udstyr.Vi har i 2017 investeret i en håndholdt scanner, til scanning af bl.a. avisbøgerne og andre stor bøger og hæfter der ikke kan gå i en almindelig scanner – vi har investeret i en mindre scanner til bl.a. glasnegativer, da vores store scanner i en periode ikke kunne mere – og for “et syns skyld” har vi investeret i ny belysning i de 2 lokaler i stueetagen og på 1. salen. – Vores belysning var på flere områder ikke optimal, og gav også problemer ved bl.a. filmfremvisning – samtidig har vi fået installeret kontakter i loftet, som forberedelse til en lofthængt monitor der kan fjernbetjenes.

    Vores registreringer i Arkibas5 bliver automatisk gemt og passet på, på en central server via det fælles arkiveringssystem. Men alt vores scannet materiale, som efterhånden er ret omfattende gemmer vi på en ekstern harddisk – det må vi selv passe på, og har derfor investeret i et nyt back-up system, så der nu, en gang om ugen bliver taget en sikkerhedskopi.

    Vi begyndte det nye arbejdsår – 2017 – allerede tirsdag den 3. januar.
    Den 7. januar var det den 1. lørdagsåben både i måneden og i året – og så kørte året igen sin vante gang.

    Ud over vores normale åbningstid har vi igen i 2017 haft aftenåben i den sidste mandag i januar, februar, september og november måned, hvor vi har haft foredrag med Jens Birk Kristoffersen, der fortalte om slægtsforskning, med baggrund i sin egen familie, Michael Augustesen, der fortalte om sin indgangsvinkel til slægtsforskningen samt Ole G. Nielsen, der fortalte om gravsten med tilhørende små anekdoter.

    Den første aktivitet ude af huset var som i 2016, at deltage i Amatørudstillingen på Lyngen sidste weekend i januar måned.
    Vi (Mogens)havde samlet nogle af Stoltenbergs skitser huse og gårde fra Lyngen til en lille udstilling, vi havde også medbragt bøgerne “Kalundborg Lyngs Historie”, som jo har været medvirkende til, at bidrage til den flotte stenskulptur der blev rejst senere på året, som en markering af “De 100 huses” 100 år jubilæum og Billeder fra Kalundborg 1-4, for at vise, hvad et lokalarkiv bl.a. bruger den store samling af billedmateriale til.

    Senere på året, den sidste weekend i oktober deltog vi, som de foregående år i Kalundborg messen 2017 på foreningsgangen, hvor vi præsenterede billedmateriale fra Lerchenborg og Radiostationen tillige med billedmateriale fra virksomheder, som mange af os stadig husker, men som ikke eksisterer mere. En rigtig god weekend, med mange gæster på standen.

    – og så er der lige det med at motionere –

    Som de foregående år startede vi op efter sommerferien, i samarbejde med Årby menighedsråd med en ”vandretur”.
    I år gik vi gennem Melby, hvor mange af deltagerne, 50 i alt, kunne fortælle om en barndom eller arbejdsliv i Melby.
    I forbindelse med ”vandreturen” var familien Vølund så venlige at invitere os indenfor og fortælle om deres virksomhed der har været drevet som et familiefirma siden 1853 og stadig i dag bliver drevet af familien.

    – og igen deltog Arkivet, på opfordring fra Kalundborg Kommune i Vandrefestivalen 2017. Denne gang var vejret også med os og tilslutningen rundede 90 deltagere.
    Det var mange personer til 2 “guider” hvilket gjorde at vi besluttede, at ændre “lidt” på planlægningen af næste vandrefestival, som vi regnede med, at vi ville deltage i  2018.
    Turen gik gennem Kordilgade, over Sct. Jørgensbjerg, ad Slagelsevej, langs Vestre Havnevej, Havnepladsen ad Strandstræde og Slotsgade tilbage til Arkivet hvor kaffen ventede.

    På Arkivet kan vi kun glæde os over, at vi nu igen, takket være Niels har kunnet udgive endnu en “Billeder fra Kalundborg” – nu nr. 5, med baggrund med alt det dejlige materiale der findes i vores gemmer.
    Bog nr. 5 udkom den 21. oktober 2017.

    Fra Jakobs hånd bliver der også bidraget. I år er der blevet til 5 spændende interviews med ældre personer fra Kalundborgområdet, der fortæller om deres tilværelse som barn og voksen. Biografierne bliver ikke udgivet, men kan læses på arkivet – Jakob har lavet 25 ialt.

    I 2016 udkom 1. bind af “Arkivernes Jul” i et samarbejde mellem de 8 arkiver i Kalundborg kommune.
    Bogen, der er ment som en årbog, indeholder gamle og nutidige historier/artikler, der er udvalgt og skrevet af de lokale arkiver i kommunen tillige med historier/artikler, f.eks. i forbindelse med sport, skoler, kirke m.m.
    Samarbejdet omkring bogen fortsætter efter det samme koncept, og bind 2 udkom ved Kalundborg messen 2017. Man har dog valgt at ændre navnet til “Arkivernes Hjul” og givet bogen en knap så rød farve.

    Årets sidste arrangementer var som de foregående år, vores julehyggeaften med Helga Tidemann Jensen og Edith Køhl Hansen i Årby, hvor vi sang julens sange, og hvor Helga Tidemann igen kunne fortælle spændende historier.
    … og vores udvidede 1. lørdag i måneden-åbningsdag, med gløgg og æbleskiver.

    For at slutte som jeg plejer – tak til alle jer der bruger jeres fritid på arkivarbejdet til gavn og glæde for mange både ældre og yngre – jeg er glad for at være en del af dette team og ser frem til endnu et travlt år i 2018.

  3. Kasserer Fremlægger revideret regnskab til godkendelse.
    Bodil Olesen gennemgik regnskabet.
    Regnskabet viste et lille underskud på 3905,51 kr.Generalforsamlingen anbefalede at der i regnskabets venstre side blev oplyst regnskabet for året før, til sammenligning.
    Forslaget blev taget til efterretning og behandles i bestyrelsen.
    Spørgsmål blev rejst om kontingent til SLA.
    Arkivet betaler medlemskontingent til SLA
    Kommunen betaler for brugerlicens til Arkibas. De betaler for alle arkiverne i Kalundborg kommune.

    Regnskabet blev herefter godkendt
    Bodil Olesen gennemgik tillige regnskabet for arkivets bogfond.
    Bogfonden blev etableret med et indskud på 25000 kr. fra arkivets drift.
    Bogsalget kom ud med et overskud på 1009,75 kr.Generalforsamlingen beder bestyrelse vurdere om der skal målrette mod at få et større overskud ved bogsalg.
    Da bogfonden blev etableret var målet at salget skulle sikre dækningen til næste bogs udgivelse.
    Generalforsamlingen savnede oplysninger over ikke solgte bøger.
    Anbefaling taget til efterretning, og behandles i bestyrelsen.Bogregnskabet blev herefter godkendtKassereren orienteret om arkivets medlemstal.
    99 Enkelt personer
    41 Par
    21 Virksomheder
  4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
    Bodil Olesen gennemgik budgetforslaget for 2018.
    I budgetoplægget var der ikke angivet noget tilskudsbeløb fra Paraplyen, fordi arkivet først efter den 1. april får besked om det ansøgte tilskud er godkendt i Paraplyens ledelse. Der er ansøgt et beløb der dækker de faktiske nødvendige nyinvesteringer, samt tilskud til driften.Det fremlagte budget for 2018 blev godkendt
  5. Indkomne forslag
    Kommunalbestyrelsen har beslutte ar der ikke fremover skal udpeges en kommunal repræsentant til arkivets bestyrelse, og bad om tilpasning i vedtægternes tekst.
    Dette indebærer tekstjustering i vedtægternes § 6. Teksten blev læst op.
    Ændringen blev godkendt
  6. Valg af formand
    Ingen aktion, formanden vælges på ulige år
  7. Valg af kasserer
    Preben Jensen blev valg som ny kasserer.
  8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
    Marianne Olsen og Henning Hansen blev genvalgt.
  9. Valg af suppleant til bestyrelsen
    Marianne Madsen var ikke til stede, skriftlig bekræftelse på hun modtager valg blev fremlagt.
    Marianne Madsen blev valg suppleant til bestyrelsen.
  10. Valg af revisor og revisorsuppleant
    Jørgen Almdal blev genvalgt som revisor og Helge Krøyer blev genvalgt som revisorsuppleant.
  11. Eventuelt
    Formanden takker Bodil Olesen og Erik Nielsen for deres indsat med bestyrelsesarbejdet, og udtrykte glæde over at de fortsætter som frivillige medarbejdere.
    Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen. Og erklærede generalforsamlingen for afsluttet.
    Generalforsamlingen sluttede af med Kaffe og kage.Der blev afsluttet med en billedserie fra det gamle Kalundborg (Skolegade-Gasværket-Munkesøstræde-Munkesøgade og Fiskerihavnen-Rosengade), som inspiration til snak om minder/erindringer fra disse områder.
    Billedserien blev afsluttet med at vise billeder af Otto Stoltenbergs 10 akvareller som var bestilt af Struer museum til dets indvielse i 1979.

    Mogens Hansen                                                                       Peter Hermann
    Ref.                                                                                              Dirigent

  12.