Generalforsamling 2019

Du er her::Hjem/Kalundborg Lokalarkiv/Organisation/Generalforsamling 2019

Generalforsamling onsdag den 6. marts 2019
i Aktivitetscenteret Munkesøen Esbern Snarevej 55

Til stede:      29 stemmeberettigede medlemmer

Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv

1.      Valg af dirigent og stemmetællere

2.      Formandens beretning

3.      Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse

4.      Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent

5.      Indkomne forslag:

6.      Valg af formand. Formanden er valg på ulige år.
På valg er Ulla Hærslev. Ulla Hærslev ønsker ikke genvalg

7.      Valg af Kasserer. Kasserer vælges på lige år.

8.      Valg af medlemmer til bestyrelsen
På valg er Jens-Jakob Gross, Niels A. Jensen og Mogens Hansen
Alle modtager genvalg.

9.      Valg af 1 suppleant til bestyrelsen.
På valg er Marianne Madsen. Marianne Madsen modtager genvalg

10.    Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
På valg er Hermann Hansen som revisor og Helge Krøyer som revisor suppleant.
Begge modtager genvalg.

11.    Eventuelt

 

 

1. Valg af dirigent og stemmetæller:
Ulla Hærslev bød velkommen og Peter Hermann blev foreslået som dirigent, og blev valgt.

Peter Herman kunne konstatere at:
Generalforsamlingen er lovligt indvarslet iht. foreningens vedtægter, og dermed beslutningsdygtig.

Som stemmetæller blev følgende valgt: Poul Jensen og Ebbe Thomsen.

Formandens beretning:
Ulla Hærslev fremlagde formandens beretning. (Vedlagt referat som bilag 1.)

2. Formandsberetning for Kalundborg Lokalarkiv, for året 2018
Onsdag den 6. marts 2019 –

Kære bestyrelse, kære frivillige medarbejdere

Jeg vil gerne sige tak til jer alle for samarbejdet og det store arbejde der i det daglige og ved vores forskellige arrangementer bliver ydet på og for Arkivet.

… også en stor tak til vore medlemmer og Kalundborg Kommune, for deres støtte og opbakning i løbet af 2018 – samt tak til de andre arkiver i Kalundborg Kommune for det gode samarbejde.

Vi har i 2018, haft 10 bestyrelsesmøder, og 4 medarbejdermøder.

Ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen 2018, konstituerede bestyrelsen sig som følgende:

Formand: Ulla Hærslev (valgt på generalforsamlingen 2017 iflg. vedtægter)
Kasserer: Preben Jensen (valgt på generalforsamlingen 2018 iflg. Vedtægter).

Den  øvrige bestyrelse konstituerede sig som følgende:

Næstformand:                                                           Niels A. Jensen
Sekretær:                                                                  Mogens Hansen
Bestyrelsesmedlem:                                                   Jens-Jakob Gross
Bestyrelsesmedlem:                                                   Marianne Olsen
Bestyrelsesmedlem:                                                   Henning Hansen
Suppleant til bestyrelsen:                                          Marianne Madsen

Følgende ansvarsområder er tillige udnævnt af bestyrelsen:

Arkivleder:                                                               Ulla Hærslev
2 medlemmer til Paraplyens Styrelse:                        Marianne Madsen og Ulla Hærslev

Ansvarlig for fjernarkiverne:                                      Niels A. Jensen, Henning Hansen Mogens Hansen
Ansvarlig for hjemmeside:                                         Ulla Hærslev og Mogens Hansen
Ansvarlig for Arkivnyt:                                             Ulla Hærslev og Jens-Jakob Groos
Ansvarlig for face-book:                                           Ulla Hærslev
Daglig administrator på face-book:                             Helge Krøyer
It-kyndig:                                                                 Poul Jensen

Adm. Bogfond, arkivets bøger og
materiale til Kalundborg Nyt:                                      Niels A Jensen

Foredragsudvalg:                                                        Jakob Gross og Henning Hansen

På arkivet har vi i 2018 været 17 frivillige medarbejdere der på en engageret måde har deltaget i det daglige arkivarbejde, uden deres engagement ville det ikke være muligt at drive et arkiv og opnå følgende statistik, som vi kan være stolte af.

De fleste medarbejdere kommer fast 1arbejdsdag om ugen og andre 2, men i forbindelse med arrangementer og praktiske opgaver bliver det i perioder ofte både 2-3 dage om ugen, hvilket sammenlagt har givet mere end 6.996 (9.884) arbejdstimer på arkivet.
Grunden til den store forskel på arbejdstimer fra 2017 skyldes, at medarbejdernes timer i forbindelse med bl.a. udstillinger foredragsaftner, vandreture m.m. ikke er indregnet i statistikken for 2018.

Vi har besvaret 179 mail, nogle med korte spørgsmål og andre med ønsker om kopier af billedmateriale, forskellige artikler eller slægtstavler.
Vi har haft: 934 gæster som fordeler sig med 319 besøgende i vores åbningstid og 615 besøgende til vores forskellige arrangementer – foredrag og udstillinger.
16.218 (28.390) besøgende på hjemmesiden
1600 (1390) følgere (venner) på facebook og
68.518 (52.787) visninger på Arkiv.dk (Arkibas5)

Arkibas5 bliver løbende videreudviklet og for at arkivets medarbejdere hele tiden skal været klædt på til arkivets opgaver har 7 af vores medarbejder været på forskellige kurser i forbindelse med bl.a. ledelse og samarbejde, arbejdet med arkivalier, journalisering og registreringer af både gamle og nye arkivalier / indkomster.

 Det er Arkivets medarbejdere der sørger for journalisering og registrering af diverse indkomster/ afleveringer samt lægger materiale ind på henholdsvis Arkibas5/ arkiv.dk, og benytter det på facebook og på arkivets hjemmeside.

Ud over de daglige opgaver, servicerer arkivets medarbejdere vores gæster med en hyggelig, engageret og kompetent hjælp, både når der skal findes materiale, f.eks. til artikler, jubilæumsskrifter, bøger og når der evt. skal løses problemer i forbindelse med slægtsforskning.

I 2018 har Arkivet investeret i bl.a. en scanner til scanning af glasnegativer, en ny og større skærm til en af de ældre pc’er og en ekstra it-arbejdsplads (pc og scanner), dvs. at vi nu kan arbejde samtidig ved 9 stationære pc’er med tilhørende scanner – hvoraf de 4 af arkivets scannere også kan benyttes i forbindelse med scanning af glasnegativer.

Der er investeret i et nyt og større lærred samt et loftophæng til arkivets fremviser, der bl.a. ved tilslutning til en pc kan benyttes ved, både til gennemgang af problemløsninger og nye tiltag i forbindelse med Arkibas5 registreringer/journaliseringer, tillige med filmfremvisning på Arkivet.

Ang. den nye persondataforordning der trådte i kraft den 25. maj, er der på Kalundborg lokalarkiv udarbejdet et dokument: “Privatpolitik for Kalundborg Lokalarkiv”.

Dokumentet ligger i Arkivets digitale arkiv og kunne læses i ArkivNyt nr. 77, august 2018. Det kan også læses på vores hjemmesiden under “Kalundborg Lokalarkiv/Foreningen”.

Også i 2018 har Kalundborg Lokalarkiv afholdt foredragsaftner.
Den 29. januar kom Fisker og Fiskehandler Ole Olsen og fortalte om sit liv med fisk, der blev krydret med små anekdoter fra dagligdagen, hvilket gjorde, at det blev en rigtig hyggelig aften.

Den 26. februar tog Mogens os med på en rejse med Stoltenbergs skibe, og viste nogle af de mange grundskitser. De var forstudie til mange af Otto Stoltenbergs kultegninger, akvareller og malerier af både huse, lokale seværdigheder samt danske og udenlandske skibe.

Det kneb efterhånden med pladsen på Arkivet til vores foredragsaftner – vi skulle helst ikke være mere end 20 personer.
Som forsøg besluttede vi derfor at holde vores foredragsaftner på “Aktivitetscenter Munkesøen”, hvor vi uden problemer kan være 50 personer og hvor vi har mulighed for selv, at lave kaffe/te og medbringe kage.

Den 24. september blev foredraget derfor holdt på Aktivitetscenteret, hvor Anne E. Jensen kom og fortalte om sit spændende liv – sin barndom i Svebølle og sit politiske bl.a. i EU.

Året sidste foredrag den 26. november, kom Anders Hjort-Jørgensen og fortalte om tegneren Bramming, hans forskellige perioder med tegninger, bl.a. reklametegninger og ikke mindst kravlenisser og julekalendere som de fleste af os kendte fra barndommen.

Ang. udstillinger deltog Kalundborg Lokalarkiv også i 2018, den 27. – 28. januar, i Kalundborg Lyngs beboerforenings amatørkunstudstilling. Lige som det foregående år fokuserede vi på vores lokale kunstner Otto Stoltenberg. og udstillede kopier af de mange af Otto Stoltenbergs skitser af huse og skibe, som havde tilknytning eller interesse for selve området “Kalundborg Lyng”, med Slagelsevej og Alleerne (De 100 huse)

Kalundborg Lokalarkiv tog også del i fejringen af maleren Johan Thomas Lundbyes 200 års fødselsdag, der varede fra den 7. juli – 12. september og var arrangeret af Kalundborg Kunstforening. Foruden de mange arrangementer og udstillinger havde Kalundborg Lokalarkiv sin egen udstilling tirsdag og torsdag – søndag i perioden 14/8 – 2/9.
Vores udstilling var hovedsagligt bygget omkring et af Arkivets klenodier / Emil Blochs bog fra 1884 med historien om Lundbyes korte liv, med træsnit af Lundbyes billeder og digte af Holger Drachmann.
Vi udstillede tillige forskellige artikler og billeder af både dyr og nisser eller skovfolk, som de også blev kaldt.

Vi kunne glæde os over, at vi havde 350 besøgende på vores Lundbye udstilling, hvor mange af vore gæster roste vores udstilling, specielt det, at vi også havde lagt vægt på personen Lundbye, at vi var nærværende og talte med vore gæster, og ikke mindst det lille hæfte, med scanninger fra bogen med Lundbyes træsnit og digtene af Holger Drachmann, som blev lidt af en succes

I august måned var det tid til de årlige traveture. Den 22. august blev der vandret i Bastrup, en spændende tur med dejligt vejr og ikke mindst med en rigtig smuk solnedgang set fra bakken bag ved Egedal.
Der var ca. 50 deltagere, hvor af mange var opvokset i området eller havde familierelationer i og omkring Bastrup.

I forbindelse med vandrefestivalen i Kalundborg Kommune, havde Arkivet den 27. august arrangeret turen:  “I Hagemann-Petersens fodspor”, med henvisning til den forandring der skete midtbyen, i tiden hvor Hagemann-Petersen var borgmester.

Man fik fortalt om gader og bygninger og fik vist billedmateriale fra før og nu bl.a. i forbindelse med gadegennembruddene ved Skibbrogade og Nygade, og hvordan de mange baggårde fra Kordilgade var blevet erstattet af parkeringspladser.
Som forsøg prøvede vi at lave både en eftermiddagstur og en aftentur – og med tilmelding til de forskellige ture.
Det var en rigtig spændende tur med ilagt nostalgi, for de mange der stadig husker fra “tiden før”.
Tilslutningen var desværre ikke på højde med de foregående år, men vi fristes til at sige, at grunden sikkert var, at vejrguderne absolut ikke viste sig fra den hyggeligste side og så håber vi på bedre tilslutning og ikke mindst bedre vejr næste gang.

Til både årbyturen og festivalturen havde arkivet, som de foregående år lavet en lille folder med billedmateriale fra turen så vores deltagere havde lidt at huske efter – også dagen derpå.

Kalundborg Lokalarkiv kan glæde sig over, at vi igennem mange år har haft og stadig har mulighed for at kunne formidle Kalundborgs historie ud ved hjælp af den store mængde billedmateriale som arkivet ligger inde med – historierne som Niels næsten hver uge sætter Kalundborg Nyt og ikke mindst, at det har været muligt igen i år at udkomme med bogen “Billeder fra Kalundborg” – Bind nr. 6. Der blev præsenteret den 20. oktober.

Af andre bøger, som arkivet er involveret i og stolte af, er “Arkivernes Hjul” der i år udkom for 3. gang. “Arkivernes Hjul” laves i et samarbejde med de 7 andre lokalarkiver / arkivforeninger i Kalundborg kommune, hvor hvert arkiv leverer 2 artikler fra deres nærområde. redaktionsgruppen er p.t. på 6 medlemmer, hvoraf Kalundborg Lokalarkiv har 3 medarbejdere siddende i gruppen.
Redaktionsmøderne bliver, for at tilgodese alle arkiverne, afholdt på skift i de forskellige arkiver.
Arkivernes Hjul 2018 blev præsenteret den 10. november på Arkivernes Dag på samtlige arkiver i Kalundborg kommune og den 17. november solgt fra de lokale brugser i arkivernes område.

Foruden bøgerne skal vi ikke glemme den stadig stigende samling af biografier på Arkivet, som Jakob indsamler og “forfatter” – en vigtig ting, som er med til at holde minderne fra fortiden i live – ikke mindst for vore efterkommere.

Den vigtigste begivenhed i 2018 skal selvfølgelig ikke glemmes – Arkivets 60 års fødselsdag. Man kunne den 15. september 1958 læse i Kalundborg Folkeblad, at den 13. september blev komiteen for Kalundborg Byhistoriske Arkiv stiftet. – og et lokalarkiv var en realitet og består forhåbentlig stadig om rigtig mange år.
Vi valgte at festligholde dagen samtidig med Arkivernes Dag – den 10. november –
Det blev en rigtig festlig og hyggelig dag med mange gæster, og jeg vil benytte lejligheden til igen, at sige tak til alle, som var med til at gøre dagen festlig for Kalundborg lokalarkiv.

Som i de foregående år, havde vi udvidet åbningstiden den 1. lørdag i december med 1 time, med tid til gløgg og æbleskiver og som en god afslutning på året.
I år (2018) kunne vores gæster desuden glæde sig over, at Mogens skulle afprøve vores nye “storlærred”, og afspillede derfor nogle af de gamle film som findes på Arkivet, så det blev en rigtig hyggelig dag.

Som afslutning på årsberetningen vil jeg endnu engang sige tak til alle de frivillige på arkivet for den store indsats der er ydet – og ønske et godt samarbejde for bestyrelsen og de frivillige medarbejdere fremover.

   / Ulla

Fra salen blev der udtrykt, at beretningen vidnede om et aktivt arkiv.
Beretningen blev herefter godkendt.

3. Kasserer Fremlægger revideret regnskab til godkendelse.

Preben Jensen gennemgik regnskabet. Regnskabet vedlagt referatet som bilag 2

  • Regnskabet for arkivet var ændret i forhold til tidligere år således at regnskabsopstillingen fokuserede med større opdeling af de enkelte elementer.

  • Regnskabet viste et mindre overskud på 3.646 kr. og arkivets formue er på 55.355 kr.

Preben Jensen gennemgik herefter regnskabet for arkivets bogfond.

  • Bogsalget kom ud med et overskud på 17.827 kr.

  • Bogfondens formue er på 92.098 kr.

Regnskabet afsluttedes med bestyrelsens påtegning og en blank erklæring fra arkivets revisorer.

Regnskabet blev herefter godkendt

4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent

Preben Jensen gennemgik budgetforslaget for 2019, udvisende et underskud på 17.500 kr.
Kontingent er uændret.

Det fremlagte budget for 2019 blev godkendt

5. Indkomne forslag

Ingen forslag.

6. Valg af formand

Bestyrelsen foreslår Mogens Hansen.
Mogens Hansen blev valgt som formand.

7. Valg af kasserer

Ingen aktion. Kassereren vælges i lige år.

8. Valg af medlemmer til bestyrelsen

Jens-Jakob Gross og Niels A. Jensen blev genvalgt.
Da Mogens Hansen var valgt til formand, blev Marianne Madsen valgt til bestyrelsen.

9. Valg af en suppleant til bestyrelsen

Da Marianne Madsen var var blevet valgt til bestyrelsen, foreslog generalforsamlingen Kirsten Kot Sørensen som suppleant til bestyrelsen.
Kirsten Kot Sørensen blev valg som suppleant.

10. Valg af revisor og revisorsuppleant

Hermann Hansen blev genvalgt som revisor og Helge Krøyer blev genvalgt som revisorsuppleant.

11. Eventuelt

Mogens fik ordet og takkede for valget og tilliden.
Mogens Hansen takkede på hele arkivet vegne Ulla for det store arbejde hun har udført som formand og arkivleder, og udtrykte glæde ved at Ulla fortsat vil være aktiv som frivillig medarbejder i arkivet. Ulla fik en stenskulptur og blomster. Hvilket blev efterfulgt med velfortjent klapsalve.

Ulla takkede for det gode samarbejde i bestyrelsen og på arkivet generelt.

Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen. Og erklærede generalforsamlingen for afsluttet, og der blev råbt et Kalundborg hurra for Kalundborg Lokalarkiv.

Der blev derefter serveret kaffe/the og kage.

Generalforsamlingsaftenen blev afsluttet med visning af 3 gamle Kalundborgfilm.

Mogens Hansen                                                                                                                 Peter Hermann
Ref.                                                                                                                                   Dirigent