Vedtægter / Kalundborg

Du er her::Hjem/Kalundborg Lokalarkiv/Organisation/Vedtægter / Kalundborg

§ 1.

Navn: Kalundborg Lokalarkiv
Stiftet: 13. september 1958
Hjemsted: Kalundborg kommune
Forenings art: Privat selvejende forening
Arbejdsområde i Sognene: Vor Frue, Nyvang og Årby i Kalundborg Kommune

§ 2. Formål

a. At ind samle, registrere og bevare arkivalier såvel håndskrevne som trykt materiale, billede og lyd optagelser, samt andre data, uanset medium af ikke statslig proveniens med tilknytning til de 3 sogne i Kalundborg Kommune, deres huse, borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
b. At stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter et landsdækkende arkiv organisations gældende regler for tilgængelighed.
c. Gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for den lokale historie.

§ 3. Arkivmaterialet

Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådant garanteres jf. § 11

§ 4. Medlemskab

Som medlemmer kan optages:
a. Enkeltpersoner.
b. Ægtepar.
c. Firmaer, virksomheder, institutioner m.v.

Kontingenter fastsættes af generalforsamlingen.
Et medlemskab giver ret til 1 stemme på generalforsamlingen. Ægtepar medlemskab giver ret til 2 stemmer på generalforsamlingen. Kun medlemmer kan vælges til foreningens bestyrelse.

§ 5. Tilslutning til andre foreninger

Foreningen er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) med Arkibas, og deltager i samarbejdet med andre arkiver, beslægtede foreninger og institutioner.

§ 6. Styrelse

Foreningens arbejde ledes af bestyrelsen.
Bestyrelsen består af formand og kasserer samt 5 bestyrelsesmedlemmer.
Formanden vælges i ulige år. Kasserer i lige år. 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 2 bestyrelsesmedlemmer i lige år. De vælges alle af generalforsamlingen for 2 år ad gangen.
Der vælges endvidere 1 suppleanter for 1 år ad gangen.
Foruden Formand, Kasserer, og 5 bestyrelsesmedlemmer, består bestyrelsen af 1 medlem valgt af Kalundborg kommunalbestyrelse

Genvalg kan finde sted. I øvrigt konstituerer bestyrelsen sig selv snarest efter en generalforsamling til de øvrige poster i bestyrelsen,
om næstformand, sekretær m.v.

Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det nødvendigt eller hensigtsmæssigt, samt når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer forlanger det.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer inklusive formand eller næstformand er til stede.
Afgørelser på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt flertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme den afgørende.
Der udarbejdes et beslutningsreferat ved bestyrelsesmøderne.
Foreningen tegnes af formand, næstformand og kasserer, som har fuldmagt til arkivets bankkonti.

§ 7. Bestyrelsens ansvar

Bestyrelsen er ansvarlig for arkivets drift herunder:
– At arkivets samlinger opbevares betryggende og bliver forsvarligt registreret.
– At de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, ifølge minimumskrav fastsat af SLA
– At udarbejde budget og kontrollere overholdelse heraf
– At udarbejde årsregnskab.
– At tilbyde frivillige medarbejdere relevante tilbud om kursus i arkivering og registreringsarbejde,
– og at udpege en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets daglige drift

 

§ 8. Økonomi

Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Kassereren forelægger foreningens statusregnskab for bestyrelsen på alle bestyrelsesmøder, samt i revideret stand for den ordinære generalforsamling.
Årsregnskabet afleveres af kassereren til revisorerne senest 20. januar.
Revisorerne gennemgår og tilbageleverer regnskabet til formanden med evt. bemærkninger.
Formanden og revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere regnskabet og tilstedeværelsen af foreningens midler.
Foreningens regnskab revideres af 2 revisorer valgt af generalforsamlingen for 2 år.
Revisorerne vælges forskudt, 1 i lige år og 1 i ulige år

Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den til enhver tid hørende formue.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer, og bestyrelse nogen personlig hæftelse.
Foreningens pengemidler skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et eller flere pengeinstitutter.

§ 9. Generalforsamling

Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
Afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde 1 uge før generalforsamlingen.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter begæring, når:
a. et flertal i bestyrelsen ønsker det.
b. mindst 10 % af medlemmerne skriftligt og med angivelse af emne fremsender begæring herom til bestyrelsen.

Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel før afholdelse, på arkivets hjemmeside og i Arkiv nyt, ved ekstraordinær generalforsamling skal der også varsles ved annoncering i dagspressen.

Dagsorden for ordinær generalforsamling skal indeholde:

1. Valg af dirigent og stemmetællere
2. Formandens beretning
3. Kassererens forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
5. Indkomne forslag
6. Valg af formand
7. Valg af kasserer
8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
9. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen
10. Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
11. Eventuelt

§ 10. Opløsning

Beslutning om foreningens eventuelle ophør træffes med 2/3 flertal af de fremmødte medlemmers afgivne stemmer, på to af hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 3 ugers mellemrum.

Såfremt generalforsamlingen opløser foreningen, skal:
a. samlingerne anbringes efter nærmere aftale med Kalundborg kommune og en landsdækkende arkivorganisation, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed sikres.
b. foreningens midler efter fornøden hensættelse til opfyldelse af indgåede forpligtelser, overgå til lokalhistoriske formål.

§ 11. Ændring af vedtægterne

Til ændring af nærværende vedtægter kræves:
a. at ændringsforslagene er optaget på dagsordenen for en ordinær generalforsamling.
b. at ændringerne er vedtaget med 2/3 flertal af de fremmødte medlemmers afgivne stemmer.
c. at ændringer bliver godkendt af SLA

Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen og tilstilles Kalundborg kommune til orientering.
Disse vedtægter erstatter vedtægterne af 26. marts 2001 og 11. marts 2003, 12 marts 2007

Således vedtaget på generalforsamlingen mandag den 12. marts 2014

Peter Herman
Dirigent