Vedtægter / Paraplyen

Du er her::Hjem/Paraplyen/Styrelse/Vedtægter / Paraplyen

§1. Formål

1.

Paraplyens formål er at skabe de bedst mulige vilkår for at de lokalhistoriske arkiver/foreninger
i Kalundborg Kommune kan varetage ansvaret for at værne om og formidle den lokale kulturarv.

2.

Det søges opnået ved at:
· styrke samarbejdet mellem Paraplyens medlemmer.
· fremme og støtte de lokale arkiver/foreninger ved lokalt og i fællesskab at indsamle, registrere og bevare
arkivalier, billeder, billed- og lyd optagelser, trykt materiale og andre data uanset medium.
· stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed.
· gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for lokalområdernes og
kommunens historie.

§2. Organisationsstruktur.

1.
Paraplyen dækker for Lokalhistoriske Arkiver og foreninger i Kalundborg Kommune, som er:
arkiverne/foreningerne i Kalundborg, Tømmerup, Aarby, Røsnæs, Raklev, Hvidebæk, Bjergsted, Gørlev, og Høng.

2.
Paraplyen kan til enhver tid udvides med flere arkiver/foreninger, såfremt de er hjemmehørende i Kalundborg
Kommune

3.
Hvert arkiv/forening beholder sin nuværende status som selvstændige arkiver/foreninger med egne vedtægter,
egen ledelse, økonomi og egne lokaler.

4.
Paraplyens styrelse består af to repræsentanter fra hvert arkiv/forening. Repræsentanterne vælges i de enkelte
arkiver/foreninger

5.
Den daglige ledelse af Paraplyen varetages af formand, næstformand/kasserer og sekretær i samråd med
Paraplyens styrelse.

6.
Beslutninger afgøres ved 2/3 flertal som i stk. 12..

7.
Ledelsen indkalder med mindst 14 dages varsel til styrelsesmøder. Såfremt mindst 3 medlemmer af styrelsen
skriftligt anmoder herom, indkaldes til styrelsesmøde med samme varsel.

8.
Ethvert arkiv/ forening kan skriftligt med en måneds varsel udtræde af samarbejdet.

9.
Årsmødet, der afholdes i marts måned, indkaldes med mindst tre ugers varsel.

10.
Stemmeberettigede på årsmødet er tre repræsentanter fra hvert arkivs/forenings bestyrelse.

11.
Øvrige bestyrelsesmedlemmer og arkivmedarbejdere kan deltage i årsmødet uden stemmeret.

12.
Vedtægtsændringer kræver en årsmødebeslutning, hvor mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede
stemmer for ændringsforslaget.

Dagsorden for årsmøde.

1. Valg af 2 stemmetællere.

2. Valg af dirigent.

3. Årsberetning.

4. Godkendelse af revideret årsregnskab.

5. Fastsættelse af kontingent for næste år.

6. Indkomne forslag. Skal være formanden i hænde senest 1. februar.

7. Valg af formand – lige år.

8. Valg af næstformand/kasserer og sekretær – ulige år.

9. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant- hvert år.

10. Budget.

11. Eventuelt.

§3. Ledelsens arbejdsopgaver.

1. At formidle samarbejdet således at Paraplyens formål opfyldes.

2. At der formidles en bred orientering i ledelsen og ud til styrelsesmedlemmerne.

3. At der inden årsmødet er udarbejdet rammer for fordeling af tilgængelige midler for det pågældende år.

4. At der indkaldes til ordinære og ekstraordinære møder med en aktuel dagsorden.
Ekstraordinære møder har samme varsel som de ordinære.

§4. Økonomi

1.
Paraplyens regnskabsår følger kalenderåret.

2.
Der fastsættes på årsmødet et årligt kontingent til dækning af udgifter til administration og repræsentation.

3.
Over/underskud fra arrangementer fordeles mellem de deltagende arkiver/foreninger.

4.
Skriftlige ønsker fra de enkelte arkiver/foreninger indsendes som indkomne forslag senest 1. februar.

5.
Paraplyens pengemidler skal stå på en konto i et anerkendt pengeinstitut. Adgang til kontoen har kassereren.
Ved hans forfald har formanden adgang.

6.
Kassereren fører det nødvendige regnskab, opkræver kontingenter, og kan betale udgifter
til administration og møder fra kontingentindtægterne.

§5. Krav til arkivdriften.

1.
Indsamling, registrering og opbevaring varetages som hidtil af det enkelte arkiv og indenfor dets hidtidige
dækningsområde. Samtlige medlemmer forpligter sig til medlemskab af en landsdækkende organisation, samt at
overholde SLA´s minimumskrav:

· At vedtægterne anviser, hvad arkivets dækningsområde er.
· At garantere at arkivalierne forbliver i offentlig eje.

· At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende lovgivning og tilgængelighedsregler overholdes.
· At arkiverne sørger for god og betryggende opbevaring, journalisering og registrering af materialet.
· At ansvaret for arkivdriften er placeret.
· At arkivet har en fast ugentlig åbningstid. Der kan dog holdes lukket i skoleferierne.

2.
Kan et arkiv/forening på grund af indtrufne omstændigheder i et afgrænset tidsrum ikke leve op til
en enkelt eller flere afdisse bestemmelser, skabes der i Paraplyens styrelse i samarbejdet med
arkivet/foreningen en midlertidig løsning på problemet.

3.
Har et problem langvarig eller permanent karakter, skal der af styrelsen, i samarbejdet med arkivet/ foreningen, findes en forsvarlig løsning.

4.
Vil et arkiv/forening ikke medvirke til at afhjælpe eventuelle problemer i samarbejde med Paraplyens styrelse, må arkivet/ foreningen som en konsekvens heraf ophøre sit medlemskab af Paraplyen og kan herefter ikke modtage andele af eventuelle tilskud.

§6. Opløsning.

1.
Forslag om opløsning af Paraplyen skal behandles på to, med mindst én og højst tre måneders mellemrum, afholdte
årsmøder. Forslaget er kun vedtaget, når det på begge årsmøder har opnået 2/3 majoritet.

2.
Ved opløsning overgår Paraplyens midler til ligelig fordeling mellem arkiver/foreninger.

Disse vedtægter erstatter vedtægterne af 27. maj 2008

Vedtaget på ordinær årsmøde d. 19.3.2009

__________________________________

Dirigentens underskrift.