Generalforsamling onsdag den 19. marts 2015
Medborgerhuset Bredgade 32
Til stede: 19 stemmeberettigede medlemmer
Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv
- Valg af dirigent og stemmetællere
- Formandens beretning
- Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse
- Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
- Indkomne forslag:
- Valg af formand. Ulla Hærslev ønsker gerne genvalg.
- Valg af Kasserer. Kasserer er på valg i lige år.
- Valg af medlemmer til bestyrelsen
- På valg er Niels A. Jensen, Marianne Olsen og Erik Neergaard Nielsen. Alle ønsker gerne genvalg.
- Valg af 1 suppleant til bestyrelsen. Bestyrelsen foreslår Jakob Gross
- Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
- På valg er Hermann Hansen som revisor og Jørn Almdal som revisor suppleant. Hermann Hansen og Jørn Almdal ønsker gerne genvalg.
- Eventuelt
- Valg af dirigent og stemmetæller
Ulla Hærslev bød velkommen og Peter Hermann blev foreslået som dirigent, og blev valgt.
Peter Herman kunne konstatere at:
Der er indkaldt til generalforsamlingen iht. foreningens vedtægter, og tillige ved en avisannonce som ikke er et krav.
Dagsorden er iht. vedtægterne.
Som stemmetæller blev følgende valgt: Hans Jørgen Høgholm og Torben Petersen - Formandens beretning
Ulla Hærslev fremlagde formandens beretning:
Kære bestyrelse, kære frivillige medarbejdere
En rigtig stor tak for den opbakning og støtte, samt det store arbejde der er blevet udført i løbet af 2014. Igen i år har alle været parate til, at tage et ansvar for at få Kalundborg Lokalarkiv til at fungere på en måde som vi alle kan være stolte af.
… også en stor tak til alle vore medlemmer og Kalundborg Kommune, for deres støtte og opbakning i løbet af 2014.Vi har haft 7 bestyrelsesmøder i løbet af 2014, tillige med 6 medarbejdermøder for de frivillige medarbejdere.Ved det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen 2014, konstituerede bestyrelsen sig som følgende:
Formand: Ulla Hærslev (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)
Kasserer: Bodil Olesen (valgt på generalforsamlingen iflg. vedtægter)
Den øvrige bestyrelse har konstitueret sig som følgende:
Næstformand: Niels A. Jensen
Sekretær: Mogens Hansen
Bestyrelsesmedlem: Erik Neergaard Nielsen
Bestyrelsesmedlem: Lone Thers Jensen
Bestyrelsesmedlem: Henning Hansen
Repr. Kalundborg Byråd: Marianne Madsen
Suppleant til bestyrelsen: Marianne Olsen
Revisorer er: Herman Hansen og Finn Lendal
Revisorsuppleant: Jørn Almdal
Følgende ansvarsområder er tillige udnævnt af bestyrelsen:
Arkivleder: Ulla Hærslev
2 medlemmer til Paraplyens Styrelse: Marianne Madsen og Ulla Hærslev
Ansvarlig for fjernarkiverne: Niels A. Jensen
Ansvarlig for hjemmeside: Ulla Hærslev
Ansvarlig for Arkiv nyt: Ulla Hærslev.
Som omtalt i Arkiv nyt i oktober døde Lone Thers Jensen desværre natten til den 6. september 2014, hvilket var et stort tab og savn for Arkivet. Marianne Olsen trådte derefter ind som fuldgyldigt medlem af bestyrelsen.I det daglige glæder vi os over, at aktiviteten på vores hjemmeside stadig er stigende, det stadig stigende antal henvendelser vi får gennem mail, men også telefonisk, tillige med de mange besøgende der kommer i vores åbningstid og i forbindelse med vores temaaftner.Det var også rigtig hyggeligt at prøve, at vise det et arkiv kan, for yngre gæster, end dem vi plejer at have på besøg, idet vi havde besøg af elever og lærer fra Årby Skole, de havde haft emneuge om bl.a. Kalundborg og ville i den forbindelse gerne se og høre om hvad man kunne finde på et Arkiv og se nogle af de gamle billeder.Arkivet har tillige deltaget ved kredsmøde og årsmøde i SLA, Styrelsesmøder og årsmøde i Paraplyen, og de frivillige medarbejdere har også i år deltaget i relevante kurser i forbindelse med arkivarbejdet.Også i år har der været nyanskaffelser på tapetet – vi fik fra Novo Nordisk tilbudt 5 sektioner rullereoler, hvilket svarer til ca. 300 hyldemeter. Vi ville få dem frit leveret.Rullereoler stiller lidt ekstra krav til underlagets beskaffenhed, så den eneste mulighed vi havde, var Skolen på Herredsåsen, hvilket krævede lidt forarbejde og ommøblering af de reoler der i forvejen stod på Herredsåsen. Vi valgte derfor at få reolerne opmagasineret hos Kalundborg Flytteforretning indtil “det stærke team”, ( Niels, Poul, Mogens, Henning og Erik) med lidt professionel hjælp kunne få stillet reolerne op – med et rigtig flot resultat.
Vi har også været nødt til, at investere i nye reoler i “Biblioteket”, da de gamle reoler, der havde stået der helt fra arkivets begyndelse på Asylet, nok havde set sine bedste dage. Det har afkrævet et lidt større oprydnings- og sorteringsarbejde, men også der er man godt på vej, og vi håber, at resultatet bliver, at det for eftertiden bliver nemmere og mere overskueligt, at finde de enkelte bøger.
For at vise flaget på en lidt anden måde end vi plejer og for at gøre mere opmærksom på, at Arkivet nu selv var begyndt at udgive bøger, deltog vi i januar 2014 i Lyngens Beboerforenings kunstudstilling. Det var dog besluttet, at det kun var bøger der var relevante for området omkring Lyngen vi ville sælge, og det var “Billeder fra Kalundborg no. 1” og bogen “Kalundborg Lyngs Historie”, som Kalundborg Lokalarkiv jo også fra begyndelsen havde været involveret i.
Vi har haft åben om aftenen 6 gange fra 19-22, i 2014, hvor vi nogle af aftnerne havde angivet et tema. Den 17. februar holdt Henning Hansen og Verner Andersen, hver deres lille foredrag om henholdsvis Motorbanen i Årby og Nødlandingen i Årby. Desuden har vi vist nogle af de gamle film, haft et tema omkring havnefronten og et tema der omhandlede Nygade, Øen og Rejepytten. Vi havde gennem annoncering opfordret folk til at komme med billedmateriale, hvis de lå inde med et eller andet spændende, eller bare komme og fortælle, hvad de vidste om de enkelte tema/område. Der var god tilslutning til de enkelte aftner, og det der var rart at se var, at der også var nye ansigter, som vi ikke var vant til at se på arkivet.
Den 6. september kunne vi glæde os over, at vi kunne udkomme med “Billeder fra Kalundborg nr. 2”. Salget af bøgerne er gået rigtig flot, og ved udgivelsen af bog nr. 2, var der rigtig mange, der ikke havde set , at vi havde udgivet bog nr. 1, med det resultat, at det blev nødvendigt, at lave et nyt oplag af “bog nr. 1” – som vi kan glæde os over, også er blevet udsolgt.Vores bøger bliver også forhandlet gennem “Almuebøger”, hvilket har været medvirkende til, at vores bøger er blevet kendt bredere, end hvis vi kun havde solgt dem fra arkivet.
Lørdag-søndag den 25. – 26. oktober deltog vi i Kalundborg Messen. det var nogle hyggelige dage, hvor vi fik mange kontakter. Vi havde for vores udstilling brugt temaet: Havnefronten, og udstillede gamle billeder helt tilbage fra 1890 og op til i dag. Vi havde også taget vores mappe fra Svovlsyren med, med de mange billeder, med ukendte personer. Her fik vi også sat navn på flere af billederne. Vi havde også taget en del eksemplarer af bog 1 og 2 med, hvilket også her gav et godt salg.
Lørdag den 8. november var det “Arkivernes Dag”, det er en landsdækkende dag, hvor de fleste lokalarkiver eller arkivforeninger holder åbent. Mange gange har man det samme tema, men de sidste par år har det været frit. Da vi havde en del materiale fra messen, valgte vi det samme tema, som til messen: Havnefronten.
Den 10. december, havde vi som de foregående år en julehyggeaften i Sognegården i Aarby. Aarby Kirkes børne- og ungdomskor under ledelse af Edith Køhl, begyndte aftenen med at gå Luciaoptog og synge for os. Præsten i Aarby, Helga Tidemann Jensen, havde igen i år noget spændende at fortælle, og i år var det om familien Munk, hvor hun bl.a. havde haft sønnen Arne som lærer under sit studie som teolog. Derefter sang vi nogle af julens salmer og sange, hvor organist Edith Køhl vil spille til.
I løbet af 2014 har selve arkivarbejdet givet en del udfordringer, idet man er gået fra Arkibas4, der var det normale registreringssystem, og installeret på den enkelte pc, til Arkibas5, hvor man nu arbejder direkte på “nettet”. Arkibas5 har en del anderledes funktioner end Arkibas4, så der var en del nyt der skulle læres og tilrettes af de enkelte registreringsmedarbejdere, tillige gav det også en del udfordringer til vores pc-udstyr, der både skulle have en større kapacitet tillige med vores bredbåndshastighed skulle være hurtigere, hvis man skulle kunne arbejde optimalt med registreringen. Arkibas5 er tillige registreringssystemet der skal “samarbejde” med den nye landsdækkende søgemaskine Arkiv.dk
Økonomisk kan der også fremover komme en del udfordringer, idet det faste tilskud på 75.000 fra Paraplypuljen bortfalder og skal i stedet søges hvert år og behandles i Paraplyens Ledelse/ Styrelse.
Vores ønske for det kommende år er, at få forbedret og moderniseret vores udstyr, så de frivillige medarbejdere kan få optimale arbejdsbetingelser at arbejde under. Mht. bredbåndshastigheden, har vi allerede på nuværende tidspunkt fået optimeret vore hastighed, idet vi har skiftet fra TDC til Ka-net og på den måde fået 10x så høj hastighed. Dog med en mindre udgift i forbindelse med installationen, men uden væsentlig større udgifter i det daglige.
Ja, og så det tilbagevendende store ønske for Arkivet – at få rådighed over 1. salen i “vores lille Asyl” :o)
/ Ulla
Kommentarer til formandens beretning:
Spørgsmål angående det ændrede økonomiske tilskud fra Paraplypuljen.
Svar: Arkiverne i Kalundborg kommune modtager et kommunalt tilskud baseret på antal sognehoveder. Et beløb tildeles Paraplyen (Paraplypuljen). Kalundborg har tidligere modtaget et beløb 75.000 kr. fra denne pulje. Det nye er, at det ikke fremover sker automatisk. Hvert arkiv skal med basis i regnskabet ansøge paraplyen om et beløb. Ansøgningen skal beskrive behovet for det økonomiske tilskud. Paraplyens styrelse, behandler de indkomne ansøgninger i starten af april måned.Formandens beretning blev herefter godkendt.
- Kasseren Fremlægger revideret regnskab til godkendelse.Bodil Olesen gennemgik regnskabet. Regnskabet vedlagt referatet som bilag 2
Oplyste tillige at Kalundborg Lokalarkiv har 204 medlemmer.
Spørgsmål: Hvad omfatter medarbejderudgifter.
Svar: Grillaften og julefrokost for de frivillige medarbejdere, samt kørselsgodtgørelse i forbindelse med medarbejderes kursusdeltagelse.Regnskabet var korrekt underskrevet af revisionenRegnskabet blev herefter godkendt - Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
Bodil Olesen gennemgik budgetforslaget for 2015.
I budgettet er der ikke indregnet de midler som er ansøgt fra Paraplypuljen. Hvilket betyder et underskud på 55.000 kr.
Det blev oplyst at kontingent for 2015 er uændret.Budgettet blev godkendt - Indkomne forslag Ingen indkomne forslag.
- Valg af formand
Ulla Hærslev blev genvalgt som formand. - Valg af kasserer
Ingen aktion. Kasserer vælges på lige år. - Valg af medlemmer til bestyrelsen
Niels A. Jensen, Marianne Olsen og Erik Neergaard Nielsen blev genvalgt - Valg af en suppleant til bestyrelsen
Jakob Gross blev valgt - Valg af revisor og revisorsuppleant
Hermann Hansen og Jørn Almdal blev begge genvalgt - Eventuelt
Peter Hermann anbefalede at arkivet vurderede evt. brug af APP ”Mit Kalundborg”
Lene Neergaard: Har kommunen repræsentant i bestyrelsen stemmeret.
Svar: Det umiddelbare svar er nej, men det vil blive verificeret.
Der blev takket for god ro og orden.
Generalforsamlingen sluttede af med Kaffe og kage og et foredrag ved Kaj Buch om amtsudstillingen i Kalundborg i 1898.