Generalforsamling mandag den 9. marts 2020
i Aktivitetscenteret Munkesøen Esbern Snarevej 55

Til stede:      38 stemmeberettigede medlemmer

Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv

1.      Valg af dirigent og stemmetællere

2.      Formandens beretning

3.      Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse

4.      Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent

5.      Indkomne forslag: Bestyrelsens ændringsforslag til vedtægterne.

6.      Valg af formand. Formanden er på valg på ulige år.

7.      Valg af Kasserer. Kasserer er på valg på lige år.
Preben Jensen er på valg. Modtager genvalg.

8.      Valg af medlemmer til bestyrelsen
På valg er Marianne Olsen og Henning Hansen
Marianne Olsen modtager genvalg. Henning Hansen modtager ikke genvalg.
Bestyrelsen foreslår Bent Jørgensen

9.      Valg af 1 suppleant til bestyrelsen.
På valg er Kirsten Kot Sørensen. Modtager genvalg

10.    Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
På valg er Jørgen Almdal som revisor og Helge Krøyer som revisor suppleant.
Begge modtager genvalg.

11.    Eventuelt

Referat

Ad 1. Valg af dirigent og stemmetællere.

Mogens Hansen bød velkommen og præsenterede sig for forsamlingen. Han foreslog Peter Hermann til dirigent, og han blev valgt.

Peter Herman kunne konstatere at:
Generalforsamlingen er lovligt indvarslet iht. foreningens vedtægter, og dermed beslutningsdygtig.

Hans Henrik Sørensen og Inge Petersen blev valgt som stemmetællere

Ad 2. Formandens beretning.

(Bilag 1.)
Formandsberetning for Kalundborg Lokalarkiv, for året 2019.
Mandag den 9. marts 2020

I 2019 havde arkivet en meget stor og positiv oplevelse, da vi en formiddag i april blev indbudt til møde i Sparekassen Sjælland. En anonym giver ønskede at påskønne det store arbejde, som blev gjort fra arkivets side. Påskønnelsen blev fuldt op af en meget flot kontantgave på 50.000 kr. underskrevet fra en Glad giver. Jeg kan kun sige, at vi der deltog, tabte fuldstændig mælet. Det var så overvældende, at det var vanskeligt at sætte ord på. Vi er dybt taknemmelige for den flotte gestus og tanke på, at det vil kunne hjælpe os meget i vores arbejde.

På det første møde efter sidste års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig således:

Formand: Mogens Hansen (valgt på generalforsamlingen 2019 iflg. vedtægterne)

Kasserer: Preben Jensen (valgt på generalforsamlingen 2018 iflg. vedtægterne)

Den øvrige bestyrelse konstituerede sig som følgende:

Næstformand:                                                      Niels A. Jensen

Sekretær:                                                             Jens-Jakob Gross

Bestyrelsesmedlem:                                              Marianne Olsen

Bestyrelsesmedlem:                                              Henning Hansen

Bestyrelsesmedlem:                                              Marianne Madsen

Suppleant til bestyrelsen:                                     Kirsten Kot Sørensen

Arkivleder:                                                          Mogens Hansen

2 medlemmer til Paraplyens styrelse:                   Preben Jensen, Mogens Hansen

Tillige blev der aftalt aktionsansvarlige for de nødvendige opgaveområder som f. eks. fjernarkiv, hjemmeside, face-book m.v.

Vi har i 2019 haft 6 bestyrelsesmøder, 2 medarbejdermøder og udsendt 12 månedsinformationer til medarbejderne.

Arkivet havde 2019 18 medarbejder, som meget engageret har deltaget i det daglige arkivarbejde.
Uden dette engagement ville det ikke være muligt at drive et arkiv og opnå resultater, som vi kan være stolte af. Der er ydet en arbejdstid på over 6.000 timer

Arkivet har i 2019 haft en medlemstilgang på 16 enkeltmedlemmer og 4 dobbeltmedlemmer. 3 enkeltmedlemmer har ikke længere ønsket at være medlem heraf to på grund af alder. 2 enkeltmedlemmer er døde.

Åbningstiden har været uændret i forhold til tidligere år. I alt 444 gæster har besøgt vores arkiv, for at søge viden om lokalhistorien. Det er her at vi som medarbejder oplever at arkivarbejdet har en værdi, når vi ser gæstens glæde, begejstring og taknemmelighed, når vi lige har fundet det guldkorn de søgte.

Herudover er der besvaret 223 mails og over 100 telefonopkald. Udover besvarelse af det stillede spørgsmål via mail er der også medsendt kopier af billeder, artikler m.v.

Arkivet har 79 gange med stor glæde modtaget materiale fra gode givere. På arkivernes dag i november var det gennemgående tema ”Smid ikke væk, tænk på om arkivet kan bruge det”. Dette gav et par afleveringer. Med disse indleveringer har arkivet styrket sin videnbank om byens historie. Arkivet har nu opbevaring på 780 hyldemeter.

Arkibas5 er arkivets registreringsværktøj som igen er koblet til arkiv.dk på internettet. For at sikre en god behandling og registrering af arkivalier, tilbyder SLA forskellige kurser. Vi har i årets løb haft flere medarbejdere på kurser, som blandt andet omhandlede: behandling af arkivalier, registrering i arkibas5, scanning af tekst som kan gøres søgebart, og det at skrive en god historie.

Vi har 9 PC-kontorsteder, hvilket for tiden dækker vores behov.
Udover registrering via PC er der flere opgaver, som skal løses uden brug af PC. Sikring af glasplader ved pakning i syrefrie kuverter, sortering af mange pressebilleder, vedligeholdelse m.m.

Et arkiv har til opgave at bevare og registrere det indkomne materiale på den bedste og mest effektive måde. Det kræver en løbende opdatering af det elektroniske udstyr, der bruges i forbindelse med arkiveringsprocessen, samt indkøb af syrefrie kasser, læg og kuverter til opbevaringen. Arkivet har således også i 2019 investeret i nye PC ér og scannere. Ud over disse investeringer har arkivet investeret i en ny kopimaskine/printer, hvilket har betydet en stor besparelse på udgiften til farvepatroner.

Arkivet har i årets løb påbegyndt digitalisering af de over 100 kassettebånd vi har. Herved sikres de for fremtiden, og det vil være lettere at høre dem via en PC èr.

Som tidligere nævnt er arkivets registreringer koblet til arkiv.dk på internettet. I årets løb har der været 86.818 visninger på disse registreringer. På vor hjemmeside har der været 23.152 besøg, mens 1750 venner følger os på face-book.

Et arkivs arbejde er ikke blot indsamling af arkivalier, billeder m. v., registrering af disse og sikring af en forsvarlig opbevaring. Den indsamlede viden skal også formidles videre. Dette er i året løb sket på følgende måde.

Foredrags- eller fortælleaftener. Her har vi haft 4 arrangementer, alle afholdt på Aktivitetscenteret, og hvor vi har haft den store glæde, at der har været et stort deltagerantal på i alt 245 fremmødte. Arrangementerne var:

28/1 Nyboder v. Jakob Gross.
25/2 Udvandrerne ved Ib Søby
28/10 Min barndom i højbyen v. Karin Hermann
18/11 Carl Lawaetz Gabe om familien Lawaetz.

Niels A. Jensens indlæg med billeder og tekst til Kalundborg Nyt er meget populære, og det synes avisen også, for de medtages nu også i Nordvestnyt om lørdagen.

Igen i oktober 2019 udkom et af arkivets stoltheder, ”Billeder fra Kalundborg nr.7”.
Bogen blev introduceret ved en reception den 19. oktober ved forfatteren Niels A. Jensen.

Fællesprojektet for de 8 arkiver i Kalundborg kommune ”Arkivernes Hjul”, udgav den 9. november bog nr. 4. Der var salgskampagne for bogen i Kvickly den 16. november.

Arkivet har afholdt introduktionsdage for 2 bøger med lokalt præg.

Den 7. september var det bogen ”BUKH motorfabrik og traktorer” og den 2. november bogen ”Min hjemstavns posthistorie”. Begge dage med et meget flot besøg og introduktion af bøgerne ved forfatterne.

Arkivet deltog den 26. & 27. januar 2019 på Galleri Lyngen, med en udstilling med originale kultegninger og akvareller af Otto Stoltenberg. Dels arkivets egne, men også billeder venligt udlånt af private, som støtte for vores udstilling.

Vi havde i 2019 fravalgt deltagelse i vandrefestivalen. I et samarbejde med Årby menighedsråd havde vi den 14. august en tur til Frederiksberg lejren på Asnæs. Omkring 40 personer deltog.

Jakob Gross har også i 2019 arbejdet med at indsamle biografier. Udpluk heraf kan opleves i Arkiv-Nyt. Hele artiklen kan læses på arkivet.

Arkivnyt blev traditionen tro udsendt 4 gange i 2019 til alle arkivets medlemmer.

Arkivet havde den glæde at have en lille rolle i Anders Lund Madsens tv-udsendelse  om de mange tusinde kroner, som blev fundet i en køkkenmaskine. Optagelsen fandt sted den 6. juni 2019.

Lørdag 7/12 blev året afsluttet med julehygge og gløg på arkivet.

Til slut vil jeg gerne takke alle arkivets medlemmer for deres støtte og deltagelse i vore arrangementer.
Tak til Kalundborg kommune for den økonomiske støtte, som vi har modtaget.
Og sidst men ikke mindst en stor tak til alle de dejlige medarbejdere på arkivet, for den store og gode indsats, der er ydet, og for det gode humør, der også bidrager til hyggelige arbejdsdage.

                                                                                       / Mogens

Mogens Hansen fremlagde formandens beretning. På spørgsmål oplystes det, at der er 222 medlemmer og 21virksomheder. Beretningen er vedlagt som bilag 1.
Beretningen blev efterfølgende vedtaget.

Ad 3. Kassererens fremlægger revidereret regnskab til godkendelse. 

Preben Jensen gennemgik regnskabet.
Regnskabet vedlagt referatet som bilag 2, Regnskabet viste et mindre overskud 733 kr. og arkivets formue er på 104.961 kr.
Der er hensat 48.747 kr. til sikring af arkivalier af gaven på de 50.000 kr.

Preben Jensen gennemgik herefter regnskabet for arkivets bogfond.
Bogsalget kom ud med et overskud på 19.689 kr.
Bogfondens formue er på 111.341 kr.

Regnskabet afsluttedes med bestyrelsens påtegning og uden bemærkninger fra arkivets revisorer.
Regnskabet blev herefter godkendt med enkelte positive bemærkninger og akklamation.

Ad 4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent 

Preben Jensen gennemgik budgetforslaget for 2020, der udviste et forventet underskud på 6.200 kr. Kontingent er uændret.
Det fremlagte budget for 2020 blev godkendt.

Ad 5. Indkomne forslag

Bestyrelsens forslag til vedtægtsændring blev fremlagt.
I pgf. 2 Formål. Her blev de foreslåede ændringer vedtaget.
I pgf. 5 Tilslutning til andre foreninger. Her blev de foreslåede ændringer vedtaget.
I pgf 7 Bestyrelsens ansvar. Her blev de foreslåede ændringer vedtaget.
I pgf. 9 Generalforsamling. Her blev de foreslåede ændringer vedtaget.

De reviderede vedtægter kan senere læses på arkivet.

Ad 6. Valg af formand

Formanden vælges i ulige år, derfor er den nuværende formand ikke på valg.

Ad 7. Valg af kasserer

Kassereren vælges i lige år, derfor er Preben Jensen på valg. Bestyrelsen foreslog genvalg.
Preben Jensen blev valgt.

Ad 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen

På valg er Henning Hansen og Marianne Olsen. Henning Hansen ønsker ikke genvalg, og bestyrelsen foreslog Bent Jørgensen valgt til bestyrelsen. Han blev valgt. Marianne Olsen blev genvalgt.

Ad 9. Valg af en suppleant til bestyrelsen

 Kirsten Kot Sørensen var på valg. Hun blev genvalgt.

Ad 10. Valg af revisor og revisorsuppleant

Jørn Almdal blev genvalgt som revisor og Helge Krøyer blev genvalgt som revisorsuppleant.

Ad 11. Eventuelt

Henning ønskede Bent Jørgensen til lykke med valget og takkede for tiden i bestyrelsen, han vil dog fortsætte som ”praktisk gris”.Bent takkede for valget til bestyrelsen, han vil gøre sit bedste for at udfylde pladsen efter Henning.

Mogens ønskede Bent til lykke med valget og takkede Henning Hansen for hans arbejde i bestyrelsen. Han nævnte de arbejdsopgaver Henning havde haft, og som han stadig til dels vil fortsætte med at løse. Henning fik en erkendtlighed for hans arbejde.

Mogens takkede dirigenten med en erkendtlighed.

Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen. Og erklærede generalforsamlingen for afsluttet, og der blev råbt et Kalundborg hurra for Kalundborg Lokalarkiv.

Der blev derefter serveret kaffe/the og kage.

Generalforsamlingsaftenen blev afsluttet med visning af gamle Kalundborgfilm.

 

                                                            Jakob Gross referent                                Peter Herman dirigent