§ 1.
Navn: Kalundborg Lokalarkiv
Stiftet: 13. september 1958
Hjemsted: Kalundborg kommune
Forenings art: Privat selvejende forening
Arbejdsområde i Sognene: Vor Frue, Nyvang og Årby i Kalundborg Kommune
§ 2. Formål
a. at drive et lokalt arkiv, der skal indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser samt andre data af ikke statslig proveniens, som har tilknytning til arbejdsområdet.
b. stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed og gennem udadvendt virksomhed fremme kendskabet til og styrke interessen for sognenes historie.
c. Gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for den lokale historie.
§ 3. Arkivmaterialet
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådant garanteres jf. § 11
§ 4. Medlemskab
Som medlemmer kan optages:
a. Enkeltpersoner.
b. Ægtepar.
c. Firmaer, virksomheder, institutioner m.v.
Kontingenter fastsættes af generalforsamlingen.
Et medlemskab giver ret til 1 stemme på generalforsamlingen. Ægtepar medlemskab giver ret til 2 stemmer på generalforsamlingen. Kun medlemmer kan vælges til foreningens bestyrelse.
§ 5. Tilslutning til andre foreninger
Foreningen er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver og deltager i samarbejdet med andre arkiver, beslægtede foreninger og institutioner.
§ 6. Styrelse
Foreningens arbejde ledes af bestyrelsen.
Bestyrelsen består af formand og kasserer samt 5 bestyrelsesmedlemmer.
Formanden vælges i ulige år. Kasserer i lige år. 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 2 bestyrelsesmedlemmer i lige år. De vælges alle af generalforsamlingen for 2 år ad gangen.
Der vælges endvidere 1 suppleanter for 1 år ad gangen.
Genvalg kan finde sted. I øvrigt konstituerer bestyrelsen sig selv snarest efter en generalforsamling til de øvrige poster i bestyrelsen,
om næstformand, sekretær m.v.
Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det nødvendigt eller hensigtsmæssigt, samt når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer forlanger det.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer inklusive formand eller næstformand er til stede.
Afgørelser på bestyrelsesmøder træffes ved simpelt flertal. Står stemmerne lige, er formandens stemme den afgørende.
Der udarbejdes et beslutningsreferat ved bestyrelsesmøderne.
Foreningen tegnes af formand, næstformand og kasserer, som har fuldmagt til arkivets bankkonti.
§ 7. Bestyrelsens ansvar
Bestyrelsen er ansvarlig for arkivets drift herunder:
– At arkivets samlinger opbevares betryggende og bliver forsvarligt registreret.
– At de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, ifølge minimumskrav fastsat af SLA
– At udarbejde budget og kontrollere overholdelse heraf
– At udarbejde årsregnskab.
– At tilbyde frivillige medarbejdere relevante tilbud om kursus i arkivering og registreringsarbejde,
– og at udpege en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets daglige drift, samlingernes tilstand samt deres benyttelse i henhold til bestemmelserne. Arkivlederen holder løbende bestyrelsen orienteret om arbejdet i arkivet og deltager i bestyrelsens møder.
§ 8. Økonomi
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Kassereren forelægger foreningens statusregnskab for bestyrelsen på alle bestyrelsesmøder, samt i revideret stand for den ordinære generalforsamling.
Årsregnskabet afleveres af kassereren til revisorerne senest 20. januar.
Revisorerne gennemgår og tilbageleverer regnskabet til formanden med evt. bemærkninger.
Formanden og revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere regnskabet og tilstedeværelsen af foreningens midler.
Foreningens regnskab revideres af 2 revisorer valgt af generalforsamlingen for 2 år.
Revisorerne vælges forskudt, 1 i lige år og 1 i ulige år
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den til enhver tid hørende formue.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer, og bestyrelse nogen personlig hæftelse.
Foreningens pengemidler skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et eller flere pengeinstitutter.
§ 9. Generalforsamling
Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde to uger før generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter begæring, når:
a. et flertal i bestyrelsen ønsker det.
b. mindst 10 % af medlemmerne skriftligt og med angivelse af emne fremsender begæring herom til bestyrelsen.
Ordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel før afholdelse, på arkivets hjemmeside og i Arkiv nyt, ved ekstraordinær generalforsamling skal der også varsles ved annoncering i dagspressen.
Dagsorden for ordinær generalforsamling skal indeholde:
1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere
2. Bestyrelsens beretning, fremlæggelse og godkendelse
3. Kassererens forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
5. Indkomne forslag
6. Valg af formand
7. Valg af kasserer
8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
9. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen
10. Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
11. Eventuelt
Afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. Afstemning sker ved håndsoprækning, men såfremt blot ét medlem ønsker det, skal afstemning ske skriftlig. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
§ 10. Opløsning
Beslutning om foreningens eventuelle ophør træffes med 2/3 flertal af de fremmødte medlemmers afgivne stemmer, på to af hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 3 ugers mellemrum.
Såfremt generalforsamlingen opløser foreningen, skal:
a. samlingerne anbringes efter nærmere aftale med Kalundborg kommune og en landsdækkende arkivorganisation, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed sikres.
b. foreningens midler efter fornøden hensættelse til opfyldelse af indgåede forpligtelser, overgå til lokalhistoriske formål.
§ 11. Ændring af vedtægterne
Til ændring af nærværende vedtægter kræves:
a. at ændringsforslagene er optaget på dagsordenen for en ordinær generalforsamling.
b. at ændringerne er vedtaget med 2/3 flertal af de fremmødte medlemmers afgivne stemmer.
c. at ændringer bliver godkendt af SLA
Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen og tilstilles Kalundborg kommune til orientering.
Disse vedtægter erstatter vedtægterne af 26. marts 2001 og 11. marts 2003, 12 marts 2007, 5. marts 2013 og 7. marts 2018
Således vedtaget på generalforsamlingen mandag den 9. marts 2020
Peter Herman
Dirigent