Generalforsamling tirsdag den 27. marts 2023 på

Aktivitetscenteret Munkesøen Esbern Snarevej 55

 

Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv 

  1. Valg af dirigent og stemmetællere 
  2. Bestyrelsens beretning, fremlæggelse og godkendelse
  3. Kassereren fremlægger revideret regnskab til godkendelse
  4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
  5. Indkomne forslag.
  6. Valg af formand:
     Formanden er på valg på ulige år.
    Nuværende formand Mogens Hansen modtager genvalg
  7. Valg af Kasserer:
    Kasserer er på valg på lige år. Preben Jensen er derfor ikke på valg.
  8. Valg af medlemmer til bestyrelsen:
    På valg er Ebbe Thomsen, Kirsten Kot Sørensen og Niels A. Jensen.
    Ebbe Thomsen modtager genvalg
    Kirsten Kot Sørensen modtager ikke genvalg.
    Niels A. Jensen modtager ikke genvalg
  9. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen. 
  10. Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
    Jørn Almdal er valgt i 2022.
    På valg er Hermann Hansen som revisor
    Helge Krøyer som revisor suppleant.
    Begge modtager genvalg.
  11. Eventuelt 

    Referat

    Ad 1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere.
    Mogens Hansen bød velkommen og præsenterede sig for forsamlingen.
    Han foreslog Peter Hermann til dirigent, og han blev valgt.

    Peter Hermann kunne konstatere, at generalforsamlingen er lovligt indvarslet iht. foreningens vedtægter, og dermed beslutningsdygtig. 

    Ad 2. Formandens beretning
    Mogens Hansen fremlagde bestyrelsens beretning. Beretningen er vedlagt som bilag 1.
    Peter Hermann efterlyste det aktuelle medlemstal, det er 253, oplyste kassereren. Peter Hermann mindedes bogudgivelserne med glæde. Fortsætter vandreturene, blev der spurgt. Naturligvis var svaret. Beretningen blev efterfølgende vedtaget med akklamation.

    Ad 3. Kassereren fremlægger revidereret regnskab til godkendelse
    Preben Jensen gennemgik regnskabet for året 2022. Regnskabet er vedlagt referatet som bilag 2.
    Regnskabet viste et regnskabsmæssigt mindre overskud på kr. 2288 og arkivets formue er på 108731 kr.
    Der er hensat 44396 kr. til sikring af arkivalier.

    Preben Jensen gennemgik herefter regnskabet for arkivets bogfond.
    Bogsalget kom ud med et underskud på 32444 kr. Årsagen til underskuddet er, at der er blevet genoptrykt 4 årgange af Billeder fra Kalundborg, desuden er trykkeudgifter steget.
    Bogfondens formue er på 95698 kr.

    Regnskabet afsluttedes med bestyrelsens påtegning og uden bemærkninger fra arkivets revisorer.

    Peter Hermann glædede sig over, at forsamlingen kan sammenligne udviklingen af udgifter og indtægter fra året før.
    Han glædede sig ligeledes over at ikke alt er digitaliseret, vi modtager stadig ”Arkiv Nyt” på papir.
    Regnskabet blev herefter godkendt med akklamation.

    Ad 4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
    Preben Jensen gennemgik budgetforslaget for 2023, Budgettet kan ses på bilag 2.
    Der budgetteres med et underskud på 6900 kr. Kontingent er uændret.
    Det fremlagte budget for 2023 blev godkendt.

    Ad 5. Indkomne forslag
    Der var ingen indkomne forslag.

    Ad 6. Valg af formand
    Den nuværende formand Mogens Hansen er villig til genvalg. Han blev valgt med akklamation.

    Ad 7. Valg af kasserer
    Kassereren vælges i lige år, derfor er nuværende kasserer Preben Jensen ikke på valg.

    Ad 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
    På valg er Ebbe Thomsen, Kirsten Kot Sørensen og Niels A. Jensen.
    Bestyrelsen foreslår Ebbe Thomsen, Steen Rasmussen og Ulla Hærslev.   
    De foreslåede kandidater blev valgt med akklamation.

    Ad 9. Valg af en suppleant til bestyrelsen
    Bestyrelsen foreslår Niels A. Jensen som ny bestyrelsessuppleant.
    Niels A. Jensen blev valgt.

    Ad 10. Valg af revisor og revisorsuppleant
    På valg er Hermann Hansen som revisor og Helge Krøyer som revisorsuppleant.
    Begge er villige til genvalg.
    De blev efterfølgende valgt.

    Ad 11. Eventuelt

    Bent Jørgensen fortalte om sin gang i arkivet og de gode oplysninger han får ved at lytte til snakken på arkivet. Han opfordrede til at bevare erindringer fra barnefødte i Kalundborg.

    Henning Hansen oplyste, at han havde klippet i de lokale aviser om ”store” begivenheder gennem årene og overladt materialet til arkivet. Det arbejde bliver til hans tilfredshed fortsat.

    Der blev efterfølgende udvekslet muligheder for at intensivere arbejdet med at bevare byens historie gennem tekst og fotografier.

    Mogens takkede de afgående bestyrelsesmedlemmer. Han bød de nye medlemmer velkommen, og han ser frem til et godt samarbejde. Han takkede ligeledes Peter Hermann for dirigentindsatsen og overrakte en erkendtlighed.

    Han sluttede med et leve for Kalundborg lokalarkiv.

    Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen. Og erklærede generalforsamlingen for afsluttet.

    Der blev derefter serveret kaffe/the og kage.

    Generalforsamlingsaftenen blev afsluttet med et foredrag, som omhandler: En fortælling i ord og billeder om DSB-færger fra Kalundborg i perioden 1914 til 1998.

    Bilag 1. Bestyrelsens beretning:

    Bestyrelsens beretning for Kalundborg Lokalarkiv, for året 2022
    Mandag den 27. marts 2023

    På sit første møde efter generalforsamlingen den 28. marts 2022, konstituerede bestyrelsen sig som følger:

    Formand: Mogens Hansen (valgt på generalforsamlingen 2021 iflg. vedtægterne).
    Kasserer: Preben Jensen (valgt på generalforsamlingen 2022 iflg. vedtægterne).
    Næstformand: Steen Rasmussen
    Sekretær: Steen Rasmussen
    Bestyrelsesmedlem: Ebbe Thomsen
    Bestyrelsesmedlem: John Larsen
    Bestyrelsesmedlem: Marianne Olsen
    Bestyrelsesmedlem: Niels A. Jensen
    Suppleant til bestyrelsen: Kirsten Kot Sørensen

    Arkivleder: Mogens Hansen
    2 medlemmer til Paraplyens styrelse: Steen Rasmussen og Mogens Hansen.
    Tillige blev der aftalt aktionsansvarlige for nødvendige opgaveområder som f.eks.: Medlemsaktiviteter, Hjemmeside, Arkiv Nyt, Facebook, Fjernarkiv, mv.
    I midt af oktober meddelte Steen Rasmussen at han ønskede at træde ud af bestyrelse. I hans sted indtrådte suppleant Kirsten Kot Sørensen. Som ny næstformand blev Ebbe Thomsen valgt.
    Vi har i 2022 haft 8 bestyrelsesmøder, 1 medarbejdermøde og udsendt 11 månedsinformationer.
    Midt i november er Børge Andersen begyndt som medarbejder på arkivet, og er i oplæring med registreringsarbejde. Velkommen til Børge.
    Lis og Poul Jensen har ønsket at stoppe deres arbejde på arkivet efter mange års trofast arbejde. Der skal lyde en stor tak til deres store indsats, som har haft stor værdi for arkivet.
    Arkivet er fortsat oppe på 17 medarbejdere, som meget engageret deltager i det daglige arkivarbejde. Uden dette engagement ville det ikke være muligt at drive et arkiv og opnå resultater, som vi kan være stolte af.
    Året har været et normalt år uden restriktioner. Det betyder også at der er ydet arbejdstimer, som kommer ud med 6562 timer.
    Vores åbningstider for gæster er også tilbage til normal. Vi har haft et besøgstal på 565.
    Vi har pæne kontakter via mail, for året er der besvaret 214 antal mails og over 110 telefonopkald. Der er mange positive tilbagemeldinger på det arbejde som er udført for at hjælpe en spørger.
    I 2022 har vi modtaget 88 indleveringer. Det er en stor glæde at der er så mange der har forstået, at det kan have en værdi at kontakte arkivet og høre om det er noget som vi vil modtage. Herved kan Arkivet leve op til sit slogan: Arkivet bevarer byens historie. Arkivets hyldemeter med arkivalier er oppe på 762. Blandt den dejlige mængde af gaver, skal et indrammet billede på 65 cm bredt og 314 cm lang nævnes. Der er en kultegning af Marinemaler Otto Stoltenberg som viser hele havnefronten i 1945, og som nu hænger i gangen ind til arkivet.
    Arkivet har i 2022 haft den glæde at der er en pæn stigning af nye medlemmer.

    Kursusaktiviteter har været deltagelse i 3 online kurser på 2 timer. Det har den fordel, at vi kan deltage flere og vise kursusindholdet på storskærm.

    Arkivet har 9 PC-kontorsteder. PC-arbejde er nødvendigt for at udføre en god arkivering som alle kan få glæde af. Men der er også flere opgaver som skal løses uden PC, som sikring af glasplader ved indpakning i syrefri kuverter, sortering og finde data til de mange pressebilleder vi har, finde særlige artikler i avisbøger og ikke mindst, almindeligt vedligehold af arkivet og vores udstyr.

    I årets løb har der været foretaget nogle større investeringer, 1 nyt kontorsted med pC og scanner, nødvendig ændring af vores Backup, som pludselig brød ned. Nyt Backup system blev hurtig etableret, og det ligger nu i ”skyen”. Backup system er yderst vigtig, så de registrerede oplysninger ikke går tabt.

    Ved registrering i arkibas5, kan de indlagte data søges på internettet i arkiv.dk. Det bidrager bl.a. til de mange mailkontakter vi har. Anden formidling sker via hjemmeside og facebook.

    Kalundborg havde i 2022 451004 visninger på arkiv.dk
    Hjemmesiden har haft 20179 besøg.
    På Facebook har vi 2073 følgere.
    Arkivet har også i 2022 arbejdet med at samle biografier. Hele artikler kan læses på Arkivet.
    Traditionen tro er ARKIV NYT blevet udsendt 4 gange i 2022 til arkivets medlemmer.
    Det er arkivets opgave, at sikre at den historie som det indsamlede materiale giver også formidles ud af huset. Ud over elektronisk formidling, så laver arkivet avisartikler, foredrag, udstillinger og udgiver bøger.
    Der er i Nordvestnyt og ugeavisen Kalundborg i 2022 bragt forskellige helsides artikler med foto og tekst. De mange avislæsere får på den måde kendskab til, eller genoplivet en del af Kalundborgs historie.
    Mandag den 28. februar havde vi et foredrag om postvæsenet igennem 400 år i Kalundborg, ved John Buur Christiansen. Underholdende aften med 28 fremmødte.
    Fredag den 29. april havde vi besøg af Danmarks Radio for optagelser om Carmen, og som blev benyttet i 3 dokumentarprogrammer om Carmen Curlers, som blev sendt i DR2.
    Lørdag den 18. juni var der åbning af Søfartsmuseets udstilling om marinemaler Otto Stoltenberg i den gamle Bethesda kirke. Kalundborg Lokalarkiv havde sit eget udstillingsområde, med billeder og historier knytte til Otto Stoltenberg.
    Som noget nyt blev der den 16. august 2022 afholdt et møde på arkivet for en forening. Sank Georgs Gildet fik en orientering om Arkivets virke, dets arkivalier mv.
    Tirsdag den 23. august var arkivet indbudt til at besøge Kalundborg Brandstation. Fik en fin information om arbejdet og blev vist rundt. Herudover fik vi forevist de arkivalier, som brandstationen selv ligger inde med. Brandstationen har overdraget arkivet, 4 indrammede billeder fra 1901 og 1920-erne.
    Lørdag den 3. september havde Arkivet en stand på Klostertorvet i forbindelse med Kommunens bevæg dag. Vi fik markeret os, og havde mange gode dialoger. Arkivet holdt ekstra åbent. Vores håb om flere medlemmer og evt. medarbejdere blev ikke indfriet denne dag, men senere har arkivet haft en pæn tilgang af nye medlemmer.
    Lørdag den 10. september havde Arkivet en dejlig dag med stor tilslutning til vandretur med historiske oplysninger. Vejret var dejlig og tilslutningen stor. Turen gik fra Arkivet, over Møllebakken, Sct. Jørgensbjerg og retur til arkivet via Kordilgade.
    Tirsdag den 13. september var arkivets medarbejdere på besøg i Vor Frue Kirke, og fik fortalt kirkens historie, og var i tårnet og se det nye klokkespil.
    8. og 9. oktober deltog Arkivet med 2 medarbejdere i SLA’s årsmøde.
    Fredag den 28. oktober havde Arkivet besøg af 29 gæster fra Slagelse Arkiv. Hyggeligt møde md udveksling af erfaring.
    Lørdag den 29. oktober. Arkivets stolte dag, bogudgivelse af bogen ”Billeder fra Kalundborg” nr. 10. Rigtig godt arrangement med 70 besøgende. Alle gik glade hjem.
    Lørdag den 12. november Arkivernes dag. Bogudgivelse af Arkivernes Hjul, og udstilling om Carmen Curlers. Rigtig fin dag med 60-65 besøgende.
    Lørdag den 19. november. Arkivet havde bogudsalg i Meny, med salg af Billeder fra Kalundborg 10 og Arkivernes hjul 2022. Der var et meget fint salg.
    Fredag den 25, november var der medarbejder julefrokost.
    Mandag den 28. november blev der afholdt foredrag/fortælleaften på Aktivitetscenteret, om Spilopmagerne i Kalundborg ved Max Hansen.
    Lørdag den 3. december, blev den traditionelle julehyggedag med gløgg og æbleskiver afholdt med et pænt besøg.
    Til slut vil jeg takke alle arkivets medlemmer og interesserede for deres deltagelse og støtte ved de arrangementer, vi har gennemført i 2022.
    Der skal også lyde en tak til Kalundborg Kommune for den økonomiske støtte vi har modtaget. Sidst men ikke mindst en stor tak til alle de trofaste medarbejdere på Arkivet, for den store indsats, der er ydet, og for det gode humør, der bidrager til hyggelige arbejdsdage.

    Mandag den 27. marts

    Mogens Hansen                                                             Peter Hermann

    Formand                                                                         Dirigent