Generalforsamling tirsdag den 8. juni 2021
i Aktivitetscenteret Munkesøen Esbern Snarevej 55
Dagsorden: Ifølge vedtægterne for Kalundborg Lokalarkiv
- Valg af dirigent og stemmetællere
- Bestyrelsens beretning
- Kasseren fremlægger revideret regnskab til godkendelse
- Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
- Indkomne forslag.
- Valg af formand. Formanden er på valg på ulige år.
- Valg af Kasserer. Kasserer er på valg på lige år.
- Valg af medlemmer til bestyrelsen
På valg er Niels A. Jensen og Jens-Jakob Gross og Marianne Madsen.
Niels A. Jensen og Jens-Jakob Gross og Marianne Madsen modtager ikke genvalg.
- Valg af 1 suppleant til bestyrelsen.
- Valg af revisor og 1 revisorsuppleant
På valg er Hermann Hansen som revisor og Helge Krøyer som revisor suppleant.
Begge modtager genvalg.
- Eventuelt
Referat:
Ad 1. Valg af dirigent og stemmetællere.
Mogens Hansen bød velkommen og præsenterede sig for forsamlingen. Han foreslog Peter Hermann til dirigent, og han blev valgt.
Peter Herman kunne konstatere at:
Generalforsamlingen er lovligt indvarslet iht. foreningens vedtægter, og dermed beslutningsdygtig. Generalforsamlingen kunne ikke afholdes i marts måned grundet corona pandemien, men der er givet tilladelse fra centralt hold til at ændre tidspunktet.
Erik Neergård Nielsen og Hans Henrik Nielsen blev valgt som stemmetællere
Ad 2. Formandens beretning
Mogens Hansen fremlagde bestyrelsens beretning. Peter Hermann roste medarbejderne og han var stolt af og tryg ved Kalundborg lokalarkiv. Beretningen er vedlagt som *bilag 1. Beretningen blev efterfølgende vedtaget.
Ad 3. Kassereren fremlægger revidereret regnskab til godkendelse
Preben Jensen gennemgik regnskabet. Regnskabet er vedlagt referatet som bilag 2.
Regnskabet viste et regnskabsmæssigt overskud 8871 kr. og arkivets formue er på 111131 kr.
Der er hensat 45921kr. til sikring af arkivalier af gaven på de 50.000 kr.
Preben Jensen gennemgik herefter regnskabet for arkivets bogfond.
Bogsalget kom ud med et mindre underskud på 1042 kr.
Bogfondens formue er på 110297 kr.
Regnskabet afsluttedes med bestyrelsens påtegning og uden bemærkninger fra arkivets revisorer.
Regnskabet blev herefter godkendt med akklamation.
Ad 4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent
Preben Jensen gennemgik budgetforslaget for 2021, der udviste et forventet budgetteret underskud på 14150 kr. Budgettet kan ses på bilag 2.Kontingent er uændret.
Det fremlagte budget for 2021 blev godkendt.
Ad 5. Indkomne forslag
Der var ingen indkomne forslag
Ad 6. Valg af formand
Den nuværende formand Mogens Hansen ønsker ikke genvalg, hvorfor der skal findes en ny formand for arkivet. Peter Hermann fremlagde ide om, at man på generalforsamlingen vælger medlemmer til bestyrelsen og efterfølgende vælger de formand blandt de valgte, det kræver naturligvis en vedtægtsændring. Men tag det med i de videre overvejelser, sagde han.
Mogens stillede sig efterfølgende til rådighed for en yderligere periode, han blev valgt med akklamation.
Ad 7. Valg af kasserer
Kassereren vælges i lige år, derfor er nuværende kasserer Preben Jensen ikke på valg.
Ad 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen
På valg er Jens-Jakob Gross, Niels A. Jensen og Marianne Madsen.
Jens-Jakob Gross, Niels A. Jensen og Marianne Madsen modtager ikke genvalg.
Bent Jørgensen er udtrådt af bestyrelsen.
Bestyrelsen foreslår Steen Rasmussen, Michael L. Augustesen og Ebbe Thomsen til bestyrelsen.
De foreslåede kandidater blev valgt med akklamation.
Ad 9. Valg af en suppleant til bestyrelsen
Kirsten Kot Sørensen er ikke på valg. Men da hun er indtrådt som bestyrelsesmedlem er hvervet vakant. Bestyrelsen foreslår Niels A. Jensen som ny bestyrelsessuppleant.
Niels A. Jensen blev valgt
Ad 10. Valg af revisor og revisorsuppleant
På valg er Hermann Hansen som revisor og Helge Krøyer som revisorsuppleant.
Begge er villige til genvalg.
De blev efterfølgende valgt.
Ad 11. Eventuelt
Mogens takkede de afgående bestyrelsesmedlemmer og overrakte en erkendtlighed. Han bød de nye medlemmer velkommen, og han ser frem til et godt samarbejde. Han takkede ligeledes Peter Hermann for dirigentindsatsen og overrakte en erkendtlighed.
Han sluttede med et leve for Kalundborg lokalarkiv
Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen. Og erklærede generalforsamlingen for afsluttet.
Der blev derefter serveret kaffe/the og kage.
Generalforsamlingsaftenen blev afsluttet med et foredrag om et kvarter i Kalundborg Elmegade og ”Rejepytten”.
Jakob Gross referent Peter Herman dirigent
*Bilag 1
Bestyrelsens beretning for Kalundborg Lokalarkiv, for året 2020
Tirsdag den 8. juni 2021
Året 2020 blev et år hvor Corona virussen ramte Danmark. Regeringens forskellige restriktioner, og løbende gentagelse af anbefalinger til adfærd, gav arkivet begrænsninger og satte tydeligt mærke på arkivets aktivitetsniveau, med begrænsninger i arbejdsdage og nedlukning for gæstebesøg fra 16/3 og året ud.
På første møde efter sidste års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig således.:
Formand: Mogens Hansen (valgt på generalforsamling 2019 iflg. vedtægterne).
Kasserer: Preben Jensen (Valgt på generalforsamlingen 2020 iflg. vedtægterne).
Næstformand: Marianne Madsen
Sekretær: Jens-Jakob Gross
Bestyrelsesmedlem: Marianne Olsen
Bestyrelsesmedlem: Bent Jørgensen
Bestyrelsesmedlem: Niels A. Jensen
Suppleant til Bestyrelsen: Kirsten Kot Sørensen
Arkivleder: Mogens Hansen
2 medlemmer til Paraplyens styrelse: Bent Jørgensen, Mogens Hansen
Tillige blev der aftalt aktionsansvarlige for de nødvendige opgaveområder som f.eks. fjernarkiv, hjemmeside, facebook mv.
Vi har i 2020 haft 9 bestyrelsesmøder, 1 medarbejdermøde og udsendt 12 månedsinformationer til medarbejderne. Corona havde indflydelse på, at der kun blev afholdt 1 medarbejdermøde.
Arkivet fik i 2020 en ny medarbejder, således at der nu er 18 medarbejdere, som meget engageret har deltaget i det daglige arkivarbejde. Uden dette engagement ville det ikke være muligt at drive et arkiv og opnå resultater, som vi kan være stolte af.
Der er ydet en arbejdstid på 3.258 timer. Det lavere antal timer i forhold til tidligere år skyldes, at arkivet var lukket for normalt arkivarbejde fra 16. marts til 16. juni på grund af Corona restriktioner. 2 medarbejdere besvarede mails 2 gange om ugen i denne periode.
Arkivet har i 2020 fastholdt medlemstallet.
Vores åbningstider for gæster, har pga. Corona restriktioner, været begrænset til perioden 3. januar til 16. marts. Besøgsantallet nåede derfor kun 167 gæster.
Vi har dog ved enkelte særlige tilfælde haft besøg uden for normal arbejdstid, hvor 1 gæst og 1 medarbejder deltog efter Corona regler. Vi havde i februar besøg af journalister fra DR som var meget interesseret historien om Carmen.
Der er en indikation for at besøgsbegrænsningen har givet en øget mail og telefonkontakt, Vi har besvaret 284 mail og over 110 telefonopkald. Så der er blevet sendt en del ønskede billeder og artikler ud af huset.
Arkivet har 44 gange med stor glæde modtaget materiale fra gode givere. Arkivets hyldemeter med arkivalier er på 750 meter.
Vi har modtaget en pakke fra USA fra Tove Cravens, som er Otto Stoltenbergs datter. Pakken indeholdt blandt andet et russisk diplom dateret 1898 og suppleret med en sølv-medaljon i kæde. Modtageren af dette diplom var Kalundborgenseren sømand/fisker Ole Stoltenberg, marinemaler Otto Stoltenbergs far. Diplomet var en stor anerkendelse for, at han havde ydet økonomisk støtte til fattige børns uddannelse i Sankt Petersborg.
Omkring arkivets kursusaktivitet har Corona begrænsninger medført flere aflysninger. Vi har dog haft en medarbejder med på 3 kurser omkring hjemmesiden og et arkivkursus i Hvidebæk.
Vi har 9 PC-kontorsteder, hvilket dækker arkivets behov. Arkivarbejdet er ikke kun PC-arbejde, der er flere opgaver, der skal løses uden PC, såsom sikring af glasplader ved pakning i syrefrie kuverter, sortering af mange pressebilleder, finde særlige avisartikler i vores avisbøger og almindeligt vedligehold m.m.
Det er arkivets opgave at registrere og bevare det indkomne materiale på den bedste og mest effektive måde. Det kræver løbende opdatering af det elektroniske udstyr, der benyttes i forbindelse af arkiveringsprocessen, samt indkøb af syrefrie kasser, læg, kuverter m.m. Arkivet har i 2020 indkøbt nye PC´er og scannere. Opbevaring kræver også reolplads. I 2020 er der købt en reol til fjernlageret på Herredsåsen, beregnet til en forsvarlig opbevaring af malerier og store fotografiske billeder. Billederne står i reolen i størrelsesorden med tydeligt nr.
Ved registrering af arkivalierne i systemet arkibas5, kan oplysningerne findes på internettet under arkiv.dk. Kalundborg har i 2020 haft 102.367 visninger på arkiv.dk, og på vores hjemmeside har haft 17.661 besøg, mens vi har 1.942 følgere på Facebook.
Det er arkivet opgave at sikre at det indsamlede materiale også formidles ud af huset. Ud over den elektroniske formidling, så arrangerer vi foredrag, udstillinger og udgiver bøger.
Foredrags planen blev dog reduceret pga. Corona begrænsninger og blev beskåret til 1 foredrag.
Mandag den 27. januar, var der fuldt hus på aktivitetscenteret til foredrag/fortælling om Kalundborg sygehus ved Marianne Madsen. Foredraget blev igen holdt i Hvidebæk den 4. marts. Med meget flot besøg.
Arkivet deltog med udstilling og bogsalg på Galleri Lyngen 25. og 26. januar. Udstilling omfattede Carmen, Slagteriet og skibsværftet.
Arkivets indlæg med billeder og tekst i Kalundborg Nyt og også i Nordvestnyt er meget populære, og en god måde at formidle på.
Igen i oktober 2020 udkom et af arkivets stoltheder, ”Billeder fra Kalundborg nr. 8”. Der er igen blevet forfattet en god bog. Men her var Coronabegrænsninger årsag til at introduktion og salg kun kunne ske fra arkivets hoveddør, med Coronakrav. Salget var dog ikke så ringe.
Fællesprojektet for de 8 arkiver i Kalundborg kommune ”Arkivernes Hjul 2020” udgav bogen på arkivernes dag 14. november. Introduktion og salg skete igen med Coronabegrænsninger og salg fra arkivets hoveddør.
Arkivet har også i 2020 arbejdet med at indsamle biografier. Udpluk fra dem kan opleves i ArkivNyt. Hele artiklen kan læses på arkivet.
Traditionen tro er ArkivNyt blevet udsendt 4 gange i 2020 til arkivets medlemmer.
Fokus på Corona virussen udbredelse har som sagt reduceret vores aktivitetsmuligheder. Vores normale arrangement med julehygge med gløg på arkivet måtte også aflyses Vi håber på lysere tider i 2021.
Til slut vil jeg gerne takke alle arkivets medlemmer og interesserede for deres deltagelse og støtte også ved de få arrangementer vi har haft i 2020.
Der skal også lyde en tak til Kalundborg kommune for den økonomiske støtte, som vi har modtaget.
Og sidst og ikke mindst en stor tak til alle de dejlige medarbejdere på arkivet, for den store og gode indsats, der er ydet, og for det gode humør, der bidrager til hyggelige arbejdsdage.
- juni 2021
Mogens Hansen Peter Hermann
Formand Dirigent