Generalforsamling mandag den 25. marts 2024
på Aktivitetscenteret Munkesøen Esbern Snarevej 55

Til stede: 37 stemmeberettigede medlemmer af foreningen.

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og stemmetællere.

  2. Bestyrelsens beretning.

  3. Kassererens fremlægger revideret regnskab til godkendelse.

  4. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent.

  5. Indkomne forslag.

  6. Valg af formand. Formanden er på valg ulige år.

  7. Valg af kasserer. Kassereren er på valg lige år.

         Preben Jensen modtager ikke genvalg
         Bestyrelsen anbefaler Jens Chr. Jørgensen.

  1. Valg af medlemmer til bestyrelsen. På valg er:

         Marianne Olsen, modtager genvalg.
         John Larsen, modtager genvalg.

  1. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen.

         Niels A. Jensen modtager ikke genvalg.
         Bestyrelsen anbefaler Lone Kongsted.

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant.

        På valg er Jørgen Almdal som revisor og Helge Krøyer som revisor suppleant.
        Begge modtager genvalg.

  1. Eventuelt

         Bilag til referat: Bestyrelsens beretning 2023.

 

  1.  Valg af dirigent og stemmetællere

           Formanden for Kalundborg Lokalarkiv Mogens Hansen bød velkommen, og foreslog Peter Hermann som dirigent.
           Peter Hermann blev enstemmigt valgt.

           Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen er lovligt varslet, generalforsamlingen er
           beslutningsdygtig og dagsordenen opfylder § 9 i foreningens vedtægter. Gik herefter over til valg af to stemmetællere.

           Dirigenten foreslog: Hans Henrik Sørensen og Hans Jørgen Høgholm.
           Begge blev enstemmigt valgt.

          Gav herefter ordet til Mogens Hansen for bestyrelsens beretning:

 

  1. Bestyrelsens beretning.

          Formanden aflagde beretning for året 2023. Beretningen er vedhæftet referatet som bilag.
          Efter beretningen efterlyste dirigenten spørgsmål eller bemærkninger.
          Generalforsamlingen havde ingen spørgsmål eller bemærkninger til beretningen.
          Generalforsamlingen godkendte herefter enstemmigt beretningen.

  1. Kassereren fremlægger revideret årsregnskab til godkendelse.

          Bestyrelsen:  Indstiller regnskabet til generalforsamlingens godkendelse.

           Revisorerne: Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.

          Pr. 1. januar til 31 december 2023:
          Resultatopgørelse – Arkivet. 
          Balance – Arkivet.
          Resultatopgørelse og balance – Bogfonden.             
          Bestyrelsens påtegning.
          Revisorernes erklæring.

          Det reviderede årsregnskab for året 2023 blev fordelt til alle 37 stemmeberettigede.

          Herefter gennemgik kassereren de enkelte poster meget detaljeret.
          Arkivet har bl.a. foretaget nødvendige indkøb til driften og andre poster nævnt i Regnskabet.

          Efter fremlæggelsen af årsregnskabet efterlyste dirigenten spørgsmål eller bemærkninger.
          Generalforsamlingen havde ingen spørgsmål eller bemærkninger til årsregnskabet.
          Revideret årsregnskab for regnskabsåret 2023 blev herefter enstemmigt godkendt uden bemærkninger.

  1. Fremlæggelse af budgetforslag, herunder fastsættelse af kontingent.

         Budgetforslag for året 2024 blev fordelt til alle 37 stemmeberettigede. (Kolonne 3 i regnskabet).
         Herefter gennemgik kassereren de enkelte poster meget detaljeret. Det blev herunder
         fremhævet at kontingent for året 2024 er uændret.

         Enkelt medlemskab 125,00 kr.
         Par medlemskab     185,00 kr.
         Firmaer, foreninger  250,00 og opefter.

         Efter fremlæggelsen af budgetforslaget, efterlyste dirigenten spørgsmål eller bemærkninger.
         Generalforsamlingen havde ingen spørgsmål eller bemærkninger til budgetforslaget.
         Budgetforslaget blev herefter enstemmigt godkendt som budget for året 2024.

  1. Indkomne forslag.
    Der var ingen indkomne forslag.

  1. Valg af formand.
    Formanden er på valg ulige år. (2025).

  1. Valg af kasserer.
    Kassereren er på valg lige år.

        – Preben Jensen modtager ikke genvalg.
        – Bestyrelsen anbefaler Jens Chr. Jørgensen.
           Jens Chr. Jørgensen enstemmigt valgt for næste to år. (2026).

  1. Valg af medlemmer til bestyrelsen.

        Tre bestyrelsesmedlemmer er på valg ulige år. (2025).
        To bestyrelsesmedlemmer er på valg lige år.

        – Marianne Olsen modtager genvalg.
           Marianne Olsen enstemmigt valgt for næste to år. (2026).

        – John Larsen modtager genvalg.
           John Larsen enstemmigt valgt for næste to år. (2026).

  1. Valg af suppleant til bestyrelsen.
    Der vælges en suppleant for et år ad gangen.

        – Niels A. Jensen modtager ikke genvalg.
        – Bestyrelsen anbefaler Lone Kongsted.
          Lone Kongsted enstemmigt valgt for et år. (2025)

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant.
    Revisor og revisorsuppleant vælges forskudt, en i lige år og en i ulige år.

         – Revisor: Jørn Almdal modtager genvalg.
           Jørgen Almdal enstemmigt valgt for næste to år. (2026)

           Revisorsuppleant vælges for et år ad gangen.  
          -Revisorsuppleant: Helge Krøyer modtager genvalg.
           Helge Krøyer enstemmigt valgt for et år. (2025).

  1. Eventuelt.
    Opmærksomhed blev vist Peter Hermann for kompetent afvikling af generalforsamlingen.
    Opmærksomhed blev vist Niels A. Jensen for mange års aktiv indsats for Arkivet.
    Dirigenten takkede for det store fremmøde og god ro og orden.

         

Bilag: Bestyrelsens beretning for Kalundborg Lokalarkiv, for året 2023


Mandag den 25. marts 2024.
På sit første møde efter generalforsamlingen den 5. april 2023, konstituerede bestyrelsen sig som følger:

Formand: Mogens Hansen (valgt på generalforsamlingen 2023 iflg. vedtægterne).
Kasserer: Preben Jensen (valgt på generalforsamlingen 2022 iflg. vedtægterne).
Næstformand: Ulla Hærslev
Sekretær: Steen Rasmussen
Bestyrelsesmedlem: Ebbe Thomsen
Bestyrelsesmedlem: John Larsen
Bestyrelsesmedlem: Marianne Olsen
Suppleant til bestyrelsen: Niels A. Jensen

Arkivleder: Mogens Hansen

2 medlemmer til Paraplyens styrelse: Ebbe Thomsen og Mogens Hansen

Tillige blev der aftalt aktionsansvarlige for nødvendige opgaveområder som f.eks.: Medlemsaktiviteter, Hjemmeside, Arkiv Nyt, Facebook, Fjernarkiv, mv.

 

Vi har i 2023 haft 9 bestyrelsesmøder og udsendt 11 månedsinformationer til medarbejderne på arkivet.

I starten af året tiltrådte Børge Andersen som ny medarbejder, og i september fik vi yderligere 2 nye medarbejdere, Ruth Larsen og Lone Kongsted. Begge havde fået information om arkivet på Bevæg dagen 2/9-23. I december fik vi en ny medarbejder mere, Lars Christensen. Stort velkommen til Børge, Ruth, Lone og Lars.

Arkivet er oppe på 20 medarbejdere, som meget engageret deltager i det daglige arkivarbejde. Uden dette engagement ville det ikke være muligt at drive et arkiv og opnå resultater, som vi kan være stolte af.

 

Året har været et normalt år uden restriktioner. Det betyder også at der er ydet arbejdstimer, som kommer ud med 6361 timer

Vores åbningstider for gæster, torsdag og 1. lørdag i måneden, har i slutningen af året været udvidet med åbning også om tirsdage og lørdage i november og december, for ekstra salgskampagne af bøger. Vi har haft 240 åbningstime for besøgende, og har haft et totalt besøgstal på 566 personer.

 

Vi modtager mange spørgsmål via mail og telefon. For året 2023 er der besvaret 235 mails og over 110 telefonopkald. Der er mange positive tilbagemeldinger på det arbejde som er udført, for at give et så fyldestgørende svar som muligt.

I 2023 har vi modtaget 58 indleveringer. Det er en stor glæde, at der er så mange, der har forstået, at det kan have en værdi at kontakte arkivet og høre om det er noget, som vi vil modtage. Herved kan Arkivet leve op til sit formål: Arkivet bevarer byens historie.

 

Arkivets hyldemeter med arkivalier er oppe på 762 meter.

Arkivets medlemsantal har i 2023 haft en lille fremgang, og er oppe på 257.

Kursusaktiviteter har været deltagelse i 2 online kurser på 2 timer. Det har den fordel, at vi kan deltage flere og vise kursusindholdet på storskærm. Desuden har 2 medarbejdere været på 2 dages modulkursus som led i arkivuddannelsen.

 

Arkivet har 11 PC-kontorsteder. PC-arbejde er nødvendigt for at udføre en god arkivering som alle brugere af arkivet kan få glæde af. Men der er også flere opgaver som skal løses uden PC, som sikring af glasplader ved indpakning i syrefri kuverter, sortering og finde data til de mange pressebilleder vi har, finde særlige artikler i avisbøger og ikke mindst, almindeligt vedligehold af arkivet og vores udstyr.

I årets løb har der været foretaget nogle større investeringer, 1 nyt kontorsted med PC og scanner, 1 kontorsted med ny PC og en projektor til billede visning på stor skærm.

Ved registrering i arkibas5, kan de indlagte data søges på internettet i arkiv.dk. Det bidrager bl.a. til de mange mailkontakter vi har. Anden formidling sker via hjemmeside og Facebook.

 

Kalundborg havde i 2023 459205 visninger på arkiv.dk
Hjemmesiden har haft 11717 besøg.
På Facebook har vi 2100 følgere.

Arkivet har også i 2023 arbejdet med at samle biografier. Hele artikler kan læses på Arkivet.

Traditionen tro er ARKIV NYT blevet udsendt 4 gange i 2023 til arkivets medlemmer. Her har der   over 2 udgaver været en detaljeret beskrivelse af 70 års historien om statshusmandsstederne i Østrup.

 

Det er arkivets opgave at sikre at de historier som fremkommer i det indsamlede materiale, også formidles ud af huset. Ud over elektronisk formidling, så skriver arkivet avisartikler, artikler i Arkiv Nyt, holder foredrag ude i byen, laver udstillinger og udgiver bøger.

Januar og frem til 1. oktober var vi fortsat aktive på Søfartsmuseet med udstillingen om færgerne til Aarhus.

Mandag den 27. januar havde vi en aften med Ole Lauritzen som fortalte om temaet ”Købmand før og nu”. Pænt besøg med 27 deltagere.

Onsdag den 3. maj var arkivet inviteret til Y´s mens Club, for at fortælle om arkivets arbejde.

Torsdag den 25. maj havde vi besøg af 20 fra Sorø Lokalarkiv, for erfaringsudveksling.

Lørdag den 3. juni og tirsdag den 6. juni, afholdt vi en historisk byvandring, med fokus på Vesthavnens historie. 103 deltog, og vi sluttede turene af med kaffe, the og kage på Arkivet.

 

Lørdag den 2. september deltog arkivet i Kalundborg Kommunes bevæg dage, med en stand i Skibbrogade ved Solsikken. Havde indlæg i Solsikken om det at være arkivmedarbejder. Standen indgik i arrangementets børne konkurrence, vi tilbød så forældrene en voksen konkurrence med 6 spørgsmål om historiske forhold i Kalundborg. Præmie 1 års medlemskab af Kalundborg Lokalarkiv. Denne dag gav os 2 nye medarbejdere som nævnt tidligere.

 

Tirsdag den 5. september havde vi en medarbejdertur til Samsø, med besøg på Ivan Laursens Samsø Landbrugsmuseum, samt besøg på Slægts- og Lokalhistorisk Forening Samsø’s arkiv for erfaringsudveksling.

 

Mandag den 25. september havde arkivet arrangeret en aften på Kalundborg Forsyning, hvor en medarbejder fra Forsyningen fortalte om arbejdspladsen og viste gruppen rundt. 20 deltog og fik en god indsigt i forsyningens mange arbejdsområder.
Den 7.og 8. oktober Deltog Arkivet med 2 medarbejdere i SLA´ s årsmøde

Tirsdag den 17. oktober havde vi en medarbejdertur til Kalundborg Langbølgesender, hvor Jens Christian Seeberg fortalte on radiostationens historie.

 

Lørdag den 11. november Arkivernes dag. Bogudgivelse af Arkivernes Hjul 2023, og en særlig bogkampagne for Billeder fra Kalundborg 1 til 10.

Lørdag den 18. november. Arkivet havde bogudsalg i Meny, med salg af Billeder fra Kalundborg og Arkivernes hjul 2023.

Fredag den 24. november afholdt arkivets medarbejdere julefrokost.

Tirsdag den 28. november blev der afholdt foredrag/fortælleaften på Aktivitetscenteret, om Kalundborgs havns historie ved havnedirektør Bent Rasmussen. 45 deltog og fik en fin orientering om havnen før, nu og især fremover

Lørdag den 2. december, blev den traditionelle julehyggedag med gløgg og æbleskiver afholdt.

 

Til slut vil jeg takke alle arkivets medlemmer og interesserede for deres deltagelse og støtte ved de arrangementer, arkivet har gennemført i 2023.

Der skal også lyde en tak til Kalundborg Kommune for den økonomiske støtte, vi har modtaget.

Sidst men ikke mindst en stor tak til alle de trofaste medarbejdere på Arkivet, for den store indsats, der er ydet, og for det gode humør, der bidrager til hyggelige arbejdsdage, og som gør at vi går glade på arbejde og glade hjem.

 

Den 25. marts 2024

Mogens Hansen                                                             Peter Hermann